Admin-Checkliste: Go-Live-Fahrplan

Kurz erklärt

Diese Checkliste führt Administratoren in fünf Phasen von Prozessverständnis bis Go-Live — nicht als lose Klick-Sammlung, sondern als abgestimmter Mandanten-Fahrplan. Jede Zeile nennt Warum eine Aufgabe nötig ist und verlinkt Starter-Kits für Details.

Minimum vor erstem Anwender: Phase 0 + Pflichtpunkte in Phase 1–3 (Kurzfassung unten).

Wichtig: User-Accounts erst anlegen, nachdem Ticket-Typen, Kategorien und Mailversand stehen — sonst arbeiten Anwender in unvollständig konfigurierten Mandanten.

So nutzen Sie diese Checkliste

Arbeiten Sie die Phasen der Reihe nach ab — nicht jede Zeile in Phase 4 ist für jeden Mandanten Pflicht.
Haken Sie erledigte Punkte ab (- [ ] → - [x]).
Minimum für Go-Live: Phase 0 + die markierten Pflichtpunkte in Phase 1–3 reichen für den Start mit echten Anwendern.
Detail-Anleitungen verlinken Starter-Kits; die Checkliste bleibt der Fahrplan, nicht die Fachseite.

Minimum für Go-Live (Kurzfassung)

Bevor der erste Anwender produktiv arbeitet, sollten mindestens diese Punkte stehen:

CRM-Starter-Kit gelesen — Ticket-Typ, Status, Todo verstanden
Unternehmensdaten vollständig (Firma, Anschrift, ggf. Bank für Dokumente)
Mailversand geklärt (SMTP-Relay und/oder Exchange — siehe Entscheidungshilfe unten)
Adress- und Ticket-Kategorien sowie Status-Pipeline angelegt
Ticket-Typen definiert und an Statuswerte angebunden
Benutzergruppen, User-Accounts und Besitzergruppen-Regel vereinbart
Kurze Einweisung für Anwender (Status vs. Todo, Besitzergruppe)

Alles Weitere — Faktura, Import, Web-to-Lead, Workflows — kann Phase 2 folgen.

Phase 0 — Verstehen (noch nicht in der Administration klicken)

	Aufgabe	Warum	Voraussetzung	Vertiefung
☐	CRM-Starter-Kit durcharbeiten	Sie modellieren Prozesse, bevor Sie sie technisch abbilden	Rolle Administrator oder Einrichter	CRM-Starter-Kit
☐	Adress- vs. Ticket-Kategorien klären	Verhindert vermischte Auswertungen und unbrauchbare Reports	CRM-Starter-Kit Schritt 1 gelesen	Adresskategorien-Starter-Kit
☐	Scope festlegen	Nicht alles am Tag 1 — typisch starten 1–2 Ticket-Typen (z. B. Sales + Service)	Abstimmung mit Führung	Glossar

Starter-Kit-Regel: Erst auf Papier skizzieren — Ticket-Typen, Status-Meilensteine, Auswertungs- und Adress-Kategorien, Besitzerrechte — dann in Wice eintragen.

Phase 1 — Systemgrundlage (Pflicht vor Konfiguration)

	Aufgabe	Warum	Voraussetzung	Vertiefung
☐	Unternehmensdaten pflegen	Absender für Dokumente, E-Rechnung, Serienmail; rechtliche Pflichtangaben	Admin-Zugang	Unternehmensdaten pflegen; bei Faktura auch E-Rechnung
☐	Mailversand einrichten	Ohne Mail keine Benachrichtigungen, Serienmail, zuverlässige Kundenkommunikation	Unternehmensdaten	Siehe Mail-Entscheidungshilfe unten
☐	Systemeinstellungen prüfen	Login-Timeout, Währung, Upload-Limits — selten täglich relevant, aber vor Go-Live einmalig	Admin-Zugang	Systemeinstellungen (Abschnitt Mailversand)

Mail-Entscheidungshilfe

Wice CRM bietet vier unabhängige Wege für E-Mail-Eingang, E-Mail-Ausgang und Kalender-/Kontakt-Abgleich — meist wird mehr als einer davon gebraucht. Vollständige Entscheidungstabelle mit Kombinationsempfehlungen: Mail-Entscheidungsmatrix.

Kurzfassung: Die meisten Mandanten starten mit SMTP-Relay (mandantenweiter Versand) und ergänzen bei Bedarf Exchange/O365 pro User (persönlicher Postausgang) — beides ist kein Entweder-Oder.

Phase 2 — Prozess in Wice abbilden (Pflicht vor Anwender-Go-Live)

	Aufgabe	Warum	Voraussetzung	Vertiefung
☐	Adresskategorien planen und anlegen	Stammdaten-Sprache für Filter, Kampagnen, Auswertung	Phase 0	Adresskategorien-Starter-Kit, Kategorien anpassen
☐	Ticket-Kategorien und Statuswerte (Life Cycle) anlegen	Status = Meilenstein; Kategorien = Auswertung pro Vorgang	CRM-Starter-Kit	Kategorien anpassen, Ticket-Typen
☐	Ticket-Typen definieren	Trennt Sales, Service und weitere Prozesse; bestimmt verfügbare Status	Statuswerte existieren	CRM-Starter-Kit, Ticket-Typen gestalten
☐	Textvorlagen vorbereiten	Einheitliche Serienbriefe und Dokumente	Optional vor Go-Live, empfohlen bei Mail-Kampagnen	Textvorlage erstellen

Starter-Kit-Regel: Weniger Statuswerte und Kategorien am Start — erweitern, wenn im Alltag klar wird, welche Auswertungen gebraucht werden.

Phase 3 — Zugriff, Besitzergruppe, Daten (Pflicht vor erstem Team-User)

	Aufgabe	Warum	Voraussetzung	Vertiefung
☐	Benutzergruppen planen	Modulrechte und Sichtbarkeit zwischen Teams	Prozessmodell aus Phase 2	Benutzerrechte-Starter-Kit
☐	Mitarbeiter und User-Accounts anlegen	Anmeldung; jeder Account mindestens einer Gruppe	Gruppen definiert	Benutzerrechte-Starter-Kit Schritt 2
☐	Besitzergruppe-Regel vereinbaren	Wer sieht welche Organisation, Ticket, Termin	Gruppen + Sichtbarkeit „lesen von“	Benutzerrechte-Starter-Kit Schritt 4
☐	Bestandsdaten importieren	Nur bei Migration aus Alt-System	Kategorien und Besitzergruppe geklärt	Adressimport-Starter-Kit, Adressdaten importieren
☐	Datenschutz-Grundsetup (bei Newsletter / Werbemail)	DOI, Abmeldung, Export-Rechte vor erstem Serienversand	SMTP-Relay steht	DSGVO-Praxisleitfaden, Kampagnen-Starter-Kit

Hinweis: User-Accounts einrichten nach Prozess-Sprache und Mail — sonst arbeiten Anwender in leeren oder unvollständig konfigurierten Mandanten.

Phase 4 — Anwender freischalten

	Aufgabe	Warum	Voraussetzung	Vertiefung
☐	Kurz-Schulung durchführen	Status ≠ Todo; Ticket braucht Besitzer; Kategorien pflegen	Phase 2 + 3 erledigt	Neues Ticket, Todo erstellen, Glossar
☐	Vertrieb / Service einweisen	Rollenspezifische Abläufe	Ticket-Typen live	Sales-Ticket-Leitfaden, Service-Ticket im Support
☐	Test-Tickets anlegen und durchspielen	Findet Lücken in Status, Rechten, Besitzergruppe	Schulung geplant	CRM-Starter-Kit
☐	Außendienst auf Mobilgeräte einweisen	Läuft ohne Installation im Browser, aber mit Grenzen auf sehr schmalen Smartphone-Displays	Ticket-Typen live	Mobile Nutzung und Außendienst

Phase 5 — Optional (nach Go-Live / bei Bedarf)

Nur wenn …	Aufgabe	Warum	Vertiefung
Faktura / Angebote geplant	Artikel und Dokumententypen	Voraussetzung für Angebote, Rechnungen, E-Rechnung	Dokumententypen- und Faktura-Starter-Kit, Angebote und Rechnungen, E-Rechnung
Website-Leads	Wice Contact / Web-to-Lead	Automatische Adress- und Ticket-Anlage	Wice Contact, Web to Lead
Wiederkehrende Service-Prozesse	Workflows	Automatisierung erst sinnvoll bei stabiler Basis	Workflow-Starter-Kit, Workflow anlegen
Marketing-Kampagnen	CleverReach o. ä.	Plugin-Entscheidung pro Mandant	CleverReach
API / Schnittstellen	Wice API	Fernsteuerung und Integration	Wice API
Erscheinungsbild	Farben anpassen	Wiedererkennung, kein Go-Live-Blocker	Farben anpassen

Nach Go-Live — Betrieb diszipliniert halten

Status und Kategorien nicht inflationär verwenden — neue Werte nur mit klarer Auswertungsfrage.
Besitzergruppe bei neuen Organisationen und Tickets sofort setzen — sonst eventuell Kontrollverlust.
Workflows und Integrationen erst erweitern, wenn Status-Pipeline und Rechte im Alltag stabil laufen.
Regelmäßig prüfen: Dubletten, leere Kategorien, Tickets ohne Todo — siehe Dublettenbereinigung.

Ergebnis prüfen (Go-Live)

Minimum-Kurzfassung (oben) vollständig abgehakt
Test-Ticket von Anlage bis Abschluss durchgespielt
Mailversand (Benachrichtigung oder Test-Serienmail) erfolgreich
Mindestens ein Anwender-Account mit passender Benutzergruppe getestet
Besitzergruppe bei Stichprobe Organisation + Ticket gesetzt

Wenn etwas nicht funktioniert

Symptom	Häufige Ursache	Lösung
Anwender sieht fremde Tickets	Besitzergruppe / Sichtbarkeit	Benutzerrechte-Starter-Kit
Mails kommen nicht an	SMTP/Exchange noch offen	Mail-Entscheidungsmatrix
Status unverständlich	Zu viele Werte am Start	CRM-Starter-Kit: Pipeline reduzieren
Import mit Dubletten	Kriterien zu schwach	Adressimport-Starter-Kit, danach bereinigen
Team überspringt Kategorien	Keine Vereinbarung	Adresskategorien-Starter-Kit