Benutzerrechte-Starter-Kit: In 5 Schritten zu sicherem Zugriff

Bevor Sie Kategorien, Ticket-Typen oder Workflows feinjustieren, brauchen Sie Klarheit darüber, wer Wice CRM nutzen darf und welche Daten sichtbar sind. Dieses Starter-Kit führt Sie in fünf Schritten durch User-Accounts, Benutzergruppen, Modulrechte und die Besitzergruppe von Organisationen, Tickets und Terminen.

Prozesse und Stammdaten: Ticket-Pipeline und Adresskategorien richten Sie mit dem CRM-Starter-Kit und dem Adresskategorien-Starter-Kit ein. Dieses Kit schließt die Zugriffs- und Sichtbarkeitslücke davor.

---

Schritt 1: Zwei Ebenen — Modulrecht und Datensichtbarkeit

Wice CRM trennt zwei Fragen, die oft verwechselt werden:

Starter-Kit-Regel: Modulrechte ohne passende Besitzer-Zuordnung führen zu leeren Listen. Besitzer ohne Modulrecht führen zu Fehlermeldungen beim Speichern.

---

Schritt 2: User-Account und Benutzergruppen

Ein User-Account berechtigt zur Anmeldung in Wice CRM. Jeder Account ist einem Mitarbeiter zugeordnet und Mitglied in mindestens einer Benutzergruppe. Mehrere Gruppen sind möglich — die effektiven Rechte ergeben sich aus der Vereinigung aller zugeordneten Gruppen.

Einrichten

1. Mehr → Administration → User-Accounts
2. Neuer User-Account — Username, Passwort und verknüpften Mitarbeiter wählen
3. Mindestens eine Benutzergruppe zuweisen

Benutzergruppen legen Sie unter Mehr → Administration → User-Gruppen an. Namen und Rechte passen Sie an Ihre Organisation an — in Screenshots dieses Kits erscheinen nur Beispielgruppen aus einer Demo (Minimal, Standardmitarbeiter, Supervisor).

---

Schritt 3: Modulrechte in der Benutzergruppe

In der Detailansicht einer Benutzergruppe steuern Sie, auf welche Module und Funktionen Mitglieder zugreifen dürfen:

Die Matrix umfasst unter anderem Adressen (Organisation, Person, Mitarbeiter, Notizen), Tickets und Vorgangs-Details, Termine (Kalender), Sales/Vertrieb, Mailinglisten, Plugins und Profil.

Zusätzliche Schalter

Zum Bearbeiten der Matrix öffnen Sie die Gruppe und klicken auf das Stift-Symbol neben Details.

---

Schritt 4: Besitzergruppe und Sichtbarkeit über Gruppen

Besitzergruppe am Datensatz

Organisationen, Tickets und Termine ordnen Sie einer Besitzergruppe zu — also der Benutzergruppe, deren Mitglieder den Eintrag sehen und bearbeiten dürfen (sofern Modulrechte und Gruppen-Sichtbarkeit das erlauben).

1. Organisation öffnen und Details bearbeiten (Stift-Symbol)
2. Feld Besitzergruppe wählen
3. Im Dropdown erscheinen nur die Gruppen, in denen Ihr User Mitglied ist — dort die passende Gruppe auswählen

In der Detailmaske heißt das Feld Besitzergruppe. Beim Wice Contact Plugin heißt die Entsprechung Besitzer dieses Eintrags — gemeint ist dieselbe Zuordnung zu einer Benutzergruppe; neue Adresse und Vorgang erben dieselbe Gruppe.

Sichtbarkeit zwischen Gruppen

Unterhalb der Modulrechte definieren Sie, welche fremden Datensätze eine Gruppe sehen oder bearbeiten darf:

Beispiel aus einer Demo: Vertriebsmitarbeiter (Standardmitarbeiter) sehen Organisationen und Tickets der Leitung (Supervisor), während die Leitung auch Team-Daten bearbeiten kann. Ohne Eintrag in „lesen von“ bleibt die Sicht auf eigene Besitzergruppe beschränkt.

---

Schritt 5: Praxis — Rollen planen und typische Fehler

Rollen grob skizzieren (Demo-Beispiele)

Die folgende Tabelle illustriert das Prinzip an Beispielgruppen aus demo2 — nicht als verbindliches Rollenmodell für Ihren Mandanten:

Mehrfachmitgliedschaft

Ein User in Standardmitarbeiter und Supervisor vereint beide Rechtemengen. Nutzen Sie das für Teamleiter — nicht als Ersatz für saubere Gruppen-Definition.

Häufige Fehler

Beim Adressimport können Sie bestehende Usergruppen der Datensätze bewusst beibehalten oder aktualisieren — siehe Adress-Datei importieren.

---

Siehe auch

• Admin-Checkliste
• CRM-Starter-Kit
• Adresskategorien-Starter-Kit
• Glossar: Benutzergruppe, Besitzer

---