Benutzerrechte-Starter-Kit: In 5 Schritten zu sicherem Zugriff

Bevor Sie Kategorien, Ticket-Typen oder Workflows feinjustieren, brauchen Sie Klarheit darüber, wer Wice CRM nutzen darf und welche Daten sichtbar sind. Dieses Starter-Kit führt Sie in fünf Schritten durch User-Accounts, Benutzergruppen, Modulrechte und die Besitzergruppe von Organisationen, Tickets und Terminen.

Prozesse und Stammdaten: Ticket-Pipeline und Adresskategorien richten Sie mit dem CRM-Starter-Kit und dem Adresskategorien-Starter-Kit ein. Dieses Kit schließt die Zugriffs- und Sichtbarkeitslücke davor.

Voraussetzungen

Voraussetzung	Hinweis
Rolle	Administrator — Mehr → Administration
Phase im Projekt	Idealerweise vor Ticket-Typen, Kategorien und Import — Admin-Checkliste Phase 1
Planung	Grobe Rollen skizzieren (z. B. Vertrieb, Service, Teamleitung, Lese-Account)

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Schritt 1: Zwei Ebenen — Modulrecht und Datensichtbarkeit

Wice CRM trennt zwei Fragen, die oft verwechselt werden:

Ebene	Frage	Steuerung
Modulrecht	Darf diese Gruppe das Modul überhaupt nutzen?	Lesen, Editeren+Löschen, Hinzufügen je Funktionsbereich
Datensichtbarkeit	Welche konkreten Einträge sieht die Gruppe?	Besitzergruppe am Datensatz + „lesen von“ / „editieren von“ in der Benutzergruppe

Starter-Kit-Regel: Modulrechte ohne passende Besitzer-Zuordnung führen zu leeren Listen. Besitzer ohne Modulrecht führen zu Fehlermeldungen beim Speichern.

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Schritt 2: User-Account und Benutzergruppen

Ein User-Account berechtigt zur Anmeldung in Wice CRM. Jeder Account ist einem Mitarbeiter zugeordnet und Mitglied in mindestens einer Benutzergruppe. Mehrere Gruppen sind möglich — die effektiven Rechte ergeben sich aus der Vereinigung aller zugeordneten Gruppen.

Einrichten

1. Mehr → Administration → User-Accounts
2. Neuer User-Account — Username, Passwort und verknüpften Mitarbeiter wählen
3. Mindestens eine Benutzergruppe zuweisen

Individuelle Optionen am User-Account

Einige Rechte hängen nicht an der Benutzergruppe, sondern am User-Account selbst (Checkbox in der Account-Detailansicht):

Option	Wirkung
Darf Adresslisten exportieren	Excel-Export aus Kampagnen → Adresslisten — unabhängig vom Gruppen-Schalter „Mails über Mailinglisten versenden“

Ohne „Darf Adresslisten exportieren“ können Nutzer Adresslisten zwar sehen und bearbeiten (sofern Modulrecht Mailinglisten gesetzt ist), den Export aber nicht ausführen. Details: Adressdaten exportieren.

Benutzergruppen legen Sie unter Mehr → Administration → User-Gruppen an. Namen und Rechte passen Sie an Ihre Organisation an — in Screenshots dieses Kits erscheinen nur Beispielgruppen aus einer Demo (Minimal, Standardmitarbeiter, Supervisor).

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Kurzvideo

Das Video zeigt das Anlegen eines neuen Benutzer-Accounts.

Schritt 3: Modulrechte in der Benutzergruppe

In der Detailansicht einer Benutzergruppe steuern Sie, auf welche Module und Funktionen Mitglieder zugreifen dürfen:

Recht	Bedeutung	Beispiel
Lesen	Anzeigen und Auswerten	Ticket-Liste, Kalender, Sales-Reports
Editeren+Löschen	Bestehende Datensätze ändern oder entfernen	Organisation bearbeiten, Ticket schließen
Hinzufügen	Neue Datensätze anlegen	Neues Ticket, neuer Termin, neue Organisation

Die Matrix umfasst unter anderem Adressen (Organisation, Person, Mitarbeiter, Notizen), Tickets und Vorgangs-Details, Termine (Kalender), Sales/Vertrieb, Mailinglisten, Plugins und Profil.

Zusätzliche Schalter

Option	Wirkung
Darf eigene Einträge auf jeden Fall editieren	Eigene Datensätze bleiben bearbeitbar, auch wenn Modulrechte restriktiv sind
Darf Mails über Mailinglisten versenden	Serienmail aus Kampagnen erlaubt (nicht dasselbe wie Excel-Export — siehe Schritt 2)
Darf global Personen editieren … unabhängig von Editierrechten an Organisationen	Personenstamm unabhängig von Organisationsrechten pflegen

Zum Bearbeiten der Matrix öffnen Sie die Gruppe und klicken auf das Stift-Symbol neben Details.

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Schritt 4: Besitzergruppe und Sichtbarkeit über Gruppen

Besitzergruppe am Datensatz

Organisationen, Tickets und Termine ordnen Sie einer Besitzergruppe zu — also der Benutzergruppe, deren Mitglieder den Eintrag sehen und bearbeiten dürfen (sofern Modulrechte und Gruppen-Sichtbarkeit das erlauben).

1. Organisation öffnen und Details bearbeiten (Stift-Symbol)
2. Feld Besitzergruppe wählen
3. Im Dropdown erscheinen nur die Gruppen, in denen Ihr User Mitglied ist — dort die passende Gruppe auswählen

In der Detailmaske heißt das Feld Besitzergruppe. Beim Wice Contact Plugin heißt die Entsprechung Besitzer dieses Eintrags — gemeint ist dieselbe Zuordnung zu einer Benutzergruppe; neue Adresse und Vorgang erben dieselbe Gruppe.

Sichtbarkeit zwischen Gruppen

Unterhalb der Modulrechte definieren Sie, welche fremden Datensätze eine Gruppe sehen oder bearbeiten darf:

Feld	Bedeutung
Diese Gruppe darf Organisationen lesen von	Organisationen, deren Besitzer in den gewählten Gruppen liegt
Diese Gruppe darf Organisationen editieren+löschen von	Bearbeitung fremder Organisationen
Diese Gruppe darf Tickets lesen von	Tickets mit Besitzer in den gewählten Gruppen
Diese Gruppe darf Tickets editieren+löschen von	Bearbeitung fremder Tickets
Diese Gruppe darf Termine lesen von	Termine mit Besitzer in den gewählten Gruppen
Diese Gruppe darf Termine editieren+löschen von	Bearbeitung fremder Termine

Beispiel aus einer Demo: Vertriebsmitarbeiter (Standardmitarbeiter) sehen Organisationen und Tickets der Leitung (Supervisor), während die Leitung auch Team-Daten bearbeiten kann. Ohne Eintrag in „lesen von“ bleibt die Sicht auf eigene Besitzergruppe beschränkt.

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Schritt 5: Praxis — Rollen planen und typische Fehler

Rollen grob skizzieren (Demo-Beispiele)

Die folgende Tabelle illustriert das Prinzip an Beispielgruppen aus demo2 — nicht als verbindliches Rollenmodell für Ihren Mandanten:

Beispielgruppe (Demo)	Modulrecht	Sichtbarkeit	Typischer User
Minimal	Adressen, Profil, Mailinglisten — kein Ticket/Kalender	Nur eigene Gruppe	Externe oder reine Lese-Accounts
Standardmitarbeiter	Breites Lesen, Tickets/Termine anlegen, Adressen pflegen	Liest Daten der Führungsgruppe	Vertrieb, Service im Tagesgeschäft
Supervisor	Volle Modulrechte inkl. Administration	Liest und bearbeitet Team-Daten	Teamleitung, CRM-Admin

Mehrfachmitgliedschaft

Ein User in Standardmitarbeiter und Supervisor vereint beide Rechtemengen. Nutzen Sie das für Teamleiter — nicht als Ersatz für saubere Gruppen-Definition.

Häufige Fehler

Symptom	Ursache	Maßnahme
Kollege sieht kein Ticket oder keine Organisation	Falsche Besitzergruppe oder fehlendes „Tickets lesen von“ / „Organisationen lesen von“	Besitzergruppe am Datensatz prüfen, Sichtbarkeit in der Benutzergruppe anpassen
Modul fehlt im Menü	Kein Lesen-Recht für das Modul in der Gruppe	Modulrecht Lesen in User-Gruppen setzen
Import sichtbar, Bearbeitung nicht möglich	Lesen ja, Editeren+Löschen nein oder falsche Besitzergruppe	Editeren+Löschen ergänzen oder Besitzergruppe am Datensatz prüfen
Export bei Adressliste fehlt	Checkbox Darf Adresslisten exportieren am User-Account nicht gesetzt	User-Account bearbeiten; zusätzlich Modulrecht Mailinglisten prüfen — Adressdaten exportieren
Web-Lead landet beim falschen Team	Besitzergruppe im Kontaktformular falsch	Wice Contact einrichten — Feld Besitzer dieses Eintrags

Beim Adressimport können Sie bestehende Usergruppen der Datensätze bewusst beibehalten oder aktualisieren — siehe Adressimport-Starter-Kit.

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Kurzvideo

Das Video zeigt das Deaktivieren oder Entfernen eines Benutzer-Accounts.

Nächster Schritt: Adresskategorien-Starter-Kit — Stammdaten segmentieren, bevor Sie importieren oder kategorisieren

Siehe auch

• Admin-Checkliste
• CRM-Starter-Kit
• Adresskategorien-Starter-Kit
• Glossar: Benutzergruppe, Besitzer
• Adressdaten exportieren — Adresslisten als Excel exportieren (Recht am User-Account)