Adressdaten exportieren
Sie möchten Adressdaten als Excel sichern, extern bearbeiten oder für einen Re-Import vorbereiten? In Wice CRM exportieren Sie selektierte Adressen über Kampagnen → Adresslisten. Die Listen sind dynamisch: Bei jedem Export werden die aktuellen Stammdaten anhand Ihrer Filter neu zusammengestellt.
Round-Trip: Exportierte Dateien lassen sich nach Bearbeitung wieder importieren — siehe Adressimport-Starter-Kit und WICE_ImportExcelTabelle.xlsx.
Wann lohnt sich ein Export?
| Situation | Empfehlung |
|---|---|
| Backup oder Datenprüfung außerhalb von Wice | Adressliste mit passenden Filtern, dann Export |
| Massenbearbeitung in Excel (Kategorien, Anreden, Zusatzfelder) | Export → bearbeiten → Re-Import |
| Migration aus Wice in ein anderes System | Vollständige Liste, Stichprobe vor Übergabe |
| Serienmail-Vorbereitung | Teilnehmerliste zur Stichprobe; Export für externe Bearbeitung |
Abgrenzung: Programmatischer Datenaustausch läuft über die Wice API. Buchhaltungs-Exporte (z. B. DATEV) und CleverReach-Listenübertragung haben eigene Anleitungen.
Voraussetzungen
| Voraussetzung | Wo einrichten |
|---|---|
| Sinnvolle Adresskategorien für Filter und Excel-Spalten | Adresskategorien-Starter-Kit |
| Modulrecht Mailinglisten (mindestens Lesen) | Benutzerrechte-Starter-Kit — Benutzergruppe |
| Darf Adresslisten exportieren am User-Account | Benutzerrechte-Starter-Kit — Schritt 2 |
| Klarheit Organisation vs. Person | Checkboxen beim Anlegen der Liste (Schritt 1) |
Navigation zum Export-Recht: Mehr → Administration → User-Accounts → Account bearbeiten → Darf Adresslisten exportieren aktivieren.
Ohne diese Checkbox sehen Nutzer ggf. Kampagnen und Adresslisten, können aber keinen Excel-Export ausführen.
Der Export in vier Schritten
| Schritt | Inhalt |
|---|---|
| 1 | Adressliste anlegen oder wählen |
| 2 | Selektion prüfen (Teilnehmerliste) |
| 3 | Excel exportieren |
| 4 | Datei prüfen und weiterverwenden |
Schritt 1: Adressliste anlegen oder wählen
- Öffnen Sie im Hauptmenü Kampagnen.
- Wechseln Sie in den Bereich Adresslisten.
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Letzte Änderung | Wann die Listendefinition zuletzt gespeichert wurde |
| Titel | Name der Adressliste |
| Teilnehmer gesamt | Aktuelle Anzahl der Empfänger |
| Export | Excel-Datei erzeugen (oft erst bei Hover sichtbar) |
Neue Adressliste
Klicken Sie auf + Neue Adressliste (oder bearbeiten Sie eine bestehende Liste mit dem Stift). Die Selektion gliedert sich in fünf Blöcke:
Stammdaten der Liste
| Feld | Funktion |
|---|---|
| Titel * | Pflicht — erscheint in der Übersicht |
| Zugriffsbeschränkung | Welche Benutzergruppen die Liste sehen dürfen |
| Defaultwert für SALUTATION | Fallback für Serienbriefe ohne Serienbriefanrede |
| Auch Personen als Empfänger anschreiben | Personen einbeziehen (nicht nur Organisationen) |
| Ausschließlich Personen der selektierten Kategorien … | Nur Personen, keine Firmenadressen |
| Firmenadresse auslassen, falls Personen existiert | Bei Organisation + Person nur die Person exportieren |
Adresskriterien
| Filter | Gilt für |
|---|---|
| Land | Organisation |
| Adresskategorie 1–4 | Organisation |
| Branchen | Organisation |
| Personenkategorie 1–4 | Ansprechpartner |
Kategorie-Werte müssen zu Ihrer Kategorie-Einrichtung passen.
Textfilter
Bis zu fünf Kombinationen Suche in + nach — Freitext auf ausgewählten Feldern.
Ticketkriterien
Ticket-Kategorie 1–4 und Ticket-Status schränken die Liste auf Adressen mit passenden Vorgängen ein — z. B. nur Kunden mit offenem Sales-Ticket.
Zusatzfelder
Freitextfilter auf mandantenspezifischen Zusatzfeldern (z. B. SAP-Kundennummer, DATEV-Kundennummer). Sichtbare Felder hängen von der Felddefinition in der Administration ab.
Tipp: Sollen alle Kontakte exportiert werden, lassen Sie die Filter unverändert und vergeben Sie nur einen aussagekräftigen Titel (z. B. „Alle Adressen“). Speichern Sie die Liste.
Schritt 2: Selektion prüfen
Vor dem Export öffnen Sie die Teilnehmerliste der gewünschten Adressliste. Sie sehen eine Kurzvorschau mit Name und E-Mail — ideal für eine Stichprobe.
| Prüfpunkt | Maßnahme bei Abweichung |
|---|---|
| Teilnehmerzahl passt zur Erwartung | Filter in Schritt 1 anpassen und speichern |
| Falsche Mischung Organisation/Person | Checkboxen unter Stammdaten prüfen |
| Kollege sieht weniger Adressen | Besitzergruppe an Organisationen/Personen prüfen |
Hinweis: Die Teilnehmerzahl kann in Einzelfällen von der später exportierten Zeilenanzahl abweichen (z. B. bei Plugin-Filtern). Gleichen Sie nach dem Export die Zeilenanzahl mit Ihrer Erwartung ab.
Schritt 3: Excel exportieren
- Klicken Sie in der Adresslisten-Übersicht bei der gewünschten Liste auf Export.
- Je nach Datenmenge kann die Erstellung einen Moment dauern.
- Der Datei-Viewer öffnet sich mit Dateiname, Größe und Aktionen.
| Aktion | Verwendung |
|---|---|
| Öffnen | Vorschau im Browser |
| Als Datei speichern | Download auf Ihren Rechner |
| Per E-Mail versenden | Datei an eine E-Mail-Adresse schicken |
Dateiname: export_{ListenTitel}_{Datum}_{Session}.xlsx — Leerzeichen im Titel werden entfernt.
Schritt 4: Datei prüfen und weiterverwenden
- Öffnen Sie die xlsx-Datei in Excel oder einem kompatiblen Programm.
- Prüfen Sie Zeilenanzahl und Stichproben (Name, E-Mail, Kategorien, Zusatzfelder).
- Bearbeiten Sie die Datei bei Bedarf und importieren Sie sie über Mehr → Administration → Toolbox → Datenimport — Anleitung: Adressimport-Starter-Kit.
Leitfaden-Regel: Adresslisten sind keine statischen Snapshots. Ein erneuter Export derselben Liste liefert immer die aktuellen Daten — auch wenn sich Stammdaten seit dem letzten Export geändert haben.
Aufbau der Export-Datei
| Merkmal | Inhalt |
|---|---|
| Format | xlsx (kein CSV im UI) |
| Zeile 1 | Technische Spaltennamen (address_company.name, address_contactperson.email, …) |
| Ab Zeile 2 | Ihre Adressdaten — eine Zeile pro exportiertem Empfänger |
| Spaltenumfang | Breites Feldset (Organisation, Person, Zusatzfelder); Notizfelder (note.*) sind im Export typischerweise nicht enthalten |
Die technischen Spaltennamen entsprechen Zeile 1 der Import-Vorlage — das erleichtert den Round-Trip. Vollständige Feldliste: WICE_ImportExcelTabelle.xlsx (59 importierbare Spalten; der Export kann zusätzliche Spalten enthalten).
Spalten nach Bereich (Auszug)
| Präfix | Gilt für | Beispiele |
|---|---|---|
address_company.* | Organisation | name, street, zip_code, town, email, address_category1–4, line_category1–2 |
address_contactperson.* | Ansprechpartner | salutation, serial_salutation, firstname, name, email, phone, mobile_phone, Kategorien 1–4 |
custom.* | Zusatzfelder | custom.SAP_Kundennummer, custom.Branche — abhängig von Ihrer Felddefinition |
Round-Trip: Für den Re-Import die Spaltenstruktur beibehalten, Änderungen nur in den Datenzeilen vornehmen und keine Erläuterungszeile wie in der Import-Vorlage (Zeile 2) einfügen.
Häufige Fehler
| Symptom | Maßnahme |
|---|---|
| Export fehlt oder ist nicht nutzbar | Am User-Account Darf Adresslisten exportieren aktivieren; Modulrecht Mailinglisten prüfen |
| Liste zeigt 0 Teilnehmer | Filter zu eng; Besitzergruppe schränkt Sichtbarkeit ein |
| Export enthält nur Firmen, keine Personen | Auch Personen als Empfänger anschreiben aktivieren |
| Export enthält Firma und Person doppelt | Firmenadresse auslassen, falls Personen existiert aktivieren |
| Weniger Zeilen als erwartet | Teilnehmerliste und Filter erneut prüfen; Export-Zeilenanzahl abgleichen |
| Annahme „Liste ist eingefroren“ | Liste bei jedem Export neu berechnet — Änderungen an Stammdaten wirken sofort |
| Re-Import schlägt fehl | Spaltennamen aus Export unverändert lassen; als xlsx speichern |
Siehe auch
- Adressimport-Starter-Kit — Round-Trip und Import-Vorlage
- Adresskategorien-Starter-Kit — Filter und Kategorie-Spalten
- Benutzerrechte-Starter-Kit — Mailinglisten und Export-Recht
- Dublettenbereinigung — nach Massenbearbeitung
- Adressdaten importieren — Kurzablauf und Video zum Datenimport