Adressdaten exportieren

Sie möchten Adressdaten als Excel sichern, extern bearbeiten oder für einen Re-Import vorbereiten? In Wice CRM exportieren Sie selektierte Adressen über Kampagnen → Adresslisten. Die Listen sind dynamisch: Bei jedem Export werden die aktuellen Stammdaten anhand Ihrer Filter neu zusammengestellt.

Round-Trip: Exportierte Dateien lassen sich nach Bearbeitung wieder importieren — siehe Adressimport-Starter-Kit und WICE_ImportExcelTabelle.xlsx.

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Wann lohnt sich ein Export?

Situation	Empfehlung
Backup oder Datenprüfung außerhalb von Wice	Adressliste mit passenden Filtern, dann Export
Massenbearbeitung in Excel (Kategorien, Anreden, Zusatzfelder)	Export → bearbeiten → Re-Import
Migration aus Wice in ein anderes System	Vollständige Liste, Stichprobe vor Übergabe
Serienmail-Vorbereitung	Teilnehmerliste zur Stichprobe; Export für externe Bearbeitung

Abgrenzung: Programmatischer Datenaustausch läuft über die Wice API. Buchhaltungs-Exporte (z. B. DATEV) und CleverReach-Listenübertragung haben eigene Anleitungen.

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Voraussetzungen

Voraussetzung	Wo einrichten
Sinnvolle Adresskategorien für Filter und Excel-Spalten	Adresskategorien-Starter-Kit
Modulrecht Mailinglisten (mindestens Lesen)	Benutzerrechte-Starter-Kit — Benutzergruppe
Darf Adresslisten exportieren am User-Account	Benutzerrechte-Starter-Kit — Schritt 2
Klarheit Organisation vs. Person	Checkboxen beim Anlegen der Liste (Schritt 1)

Navigation zum Export-Recht: Mehr → Administration → User-Accounts → Account bearbeiten → Darf Adresslisten exportieren aktivieren.

Ohne diese Checkbox sehen Nutzer ggf. Kampagnen und Adresslisten, können aber keinen Excel-Export ausführen.

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Der Export in vier Schritten

Schritt	Inhalt
1	Adressliste anlegen oder wählen
2	Selektion prüfen (Teilnehmerliste)
3	Excel exportieren
4	Datei prüfen und weiterverwenden

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Kurzvideo

Das Video zeigt den Export einer Adressliste nach Excel.

Schritt 1: Adressliste anlegen oder wählen

1. Öffnen Sie im Hauptmenü Kampagnen.
2. Wechseln Sie in den Bereich Adresslisten.

Spalte	Bedeutung
Letzte Änderung	Wann die Listendefinition zuletzt gespeichert wurde
Titel	Name der Adressliste
Teilnehmer gesamt	Aktuelle Anzahl der Empfänger
Export	Excel-Datei erzeugen (oft erst bei Hover sichtbar)

Neue Adressliste

Klicken Sie auf + Neue Adressliste (oder bearbeiten Sie eine bestehende Liste mit dem Stift). Die Selektion gliedert sich in fünf Blöcke:

Stammdaten der Liste

Feld	Funktion
Titel *	Pflicht — erscheint in der Übersicht
Zugriffsbeschränkung	Welche Benutzergruppen die Liste sehen dürfen
Defaultwert für SALUTATION	Fallback für Serienbriefe ohne Serienbriefanrede
Auch Personen als Empfänger anschreiben	Personen einbeziehen (nicht nur Organisationen)
Ausschließlich Personen der selektierten Kategorien …	Nur Personen, keine Firmenadressen
Firmenadresse auslassen, falls Personen existiert	Bei Organisation + Person nur die Person exportieren

Adresskriterien

Filter	Gilt für
Land	Organisation
Adresskategorie 1–4	Organisation
Branchen	Organisation
Personenkategorie 1–4	Ansprechpartner

Kategorie-Werte müssen zu Ihrer Kategorie-Einrichtung passen.

Textfilter

Bis zu fünf Kombinationen Suche in + nach — Freitext auf ausgewählten Feldern.

Ticketkriterien

Ticket-Kategorie 1–4 und Ticket-Status schränken die Liste auf Adressen mit passenden Vorgängen ein — z. B. nur Kunden mit offenem Sales-Ticket.

Zusatzfelder

Freitextfilter auf mandantenspezifischen Zusatzfeldern (z. B. SAP-Kundennummer, DATEV-Kundennummer). Sichtbare Felder hängen von der Felddefinition in der Administration ab.

Tipp: Sollen alle Kontakte exportiert werden, lassen Sie die Filter unverändert und vergeben Sie nur einen aussagekräftigen Titel (z. B. „Alle Adressen“). Speichern Sie die Liste.

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Schritt 2: Selektion prüfen

Vor dem Export öffnen Sie die Teilnehmerliste der gewünschten Adressliste. Sie sehen eine Kurzvorschau mit Name und E-Mail — ideal für eine Stichprobe.

Prüfpunkt	Maßnahme bei Abweichung
Teilnehmerzahl passt zur Erwartung	Filter in Schritt 1 anpassen und speichern
Falsche Mischung Organisation/Person	Checkboxen unter Stammdaten prüfen
Kollege sieht weniger Adressen	Besitzergruppe an Organisationen/Personen prüfen

Hinweis: Die Teilnehmerzahl kann in Einzelfällen von der später exportierten Zeilenanzahl abweichen (z. B. bei Plugin-Filtern). Gleichen Sie nach dem Export die Zeilenanzahl mit Ihrer Erwartung ab.

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Schritt 3: Excel exportieren

1. Klicken Sie in der Adresslisten-Übersicht bei der gewünschten Liste auf Export.
2. Je nach Datenmenge kann die Erstellung einen Moment dauern.
3. Der Datei-Viewer öffnet sich mit Dateiname, Größe und Aktionen.

Aktion	Verwendung
Öffnen	Vorschau im Browser
Als Datei speichern	Download auf Ihren Rechner
Per E-Mail versenden	Datei an eine E-Mail-Adresse schicken

Dateiname: export_{ListenTitel}_{Datum}_{Session}.xlsx — Leerzeichen im Titel werden entfernt.

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Schritt 4: Datei prüfen und weiterverwenden

1. Öffnen Sie die xlsx-Datei in Excel oder einem kompatiblen Programm.
2. Prüfen Sie Zeilenanzahl und Stichproben (Name, E-Mail, Kategorien, Zusatzfelder).
3. Bearbeiten Sie die Datei bei Bedarf und importieren Sie sie über Mehr → Administration → Toolbox → Datenimport — Anleitung: Adressimport-Starter-Kit.

Leitfaden-Regel: Adresslisten sind keine statischen Snapshots. Ein erneuter Export derselben Liste liefert immer die aktuellen Daten — auch wenn sich Stammdaten seit dem letzten Export geändert haben.

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Aufbau der Export-Datei

Merkmal	Inhalt
Format	xlsx (kein CSV im UI)
Zeile 1	Technische Spaltennamen (address_company.name, address_contactperson.email, …)
Ab Zeile 2	Ihre Adressdaten — eine Zeile pro exportiertem Empfänger
Spaltenumfang	Breites Feldset (Organisation, Person, Zusatzfelder); Notizfelder (note.*) sind im Export typischerweise nicht enthalten

Die technischen Spaltennamen entsprechen Zeile 1 der Import-Vorlage — das erleichtert den Round-Trip. Vollständige Feldliste: WICE_ImportExcelTabelle.xlsx (59 importierbare Spalten; der Export kann zusätzliche Spalten enthalten).

Spalten nach Bereich (Auszug)

Präfix	Gilt für	Beispiele
address_company.*	Organisation	name, street, zip_code, town, email, address_category1–4, line_category1–2
address_contactperson.*	Ansprechpartner	salutation, serial_salutation, firstname, name, email, phone, mobile_phone, Kategorien 1–4
custom.*	Zusatzfelder	custom.SAP_Kundennummer, custom.Branche — abhängig von Ihrer Felddefinition

Round-Trip: Für den Re-Import die Spaltenstruktur beibehalten, Änderungen nur in den Datenzeilen vornehmen und keine Erläuterungszeile wie in der Import-Vorlage (Zeile 2) einfügen.

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Häufige Fehler

Symptom	Maßnahme
Export fehlt oder ist nicht nutzbar	Am User-Account Darf Adresslisten exportieren aktivieren; Modulrecht Mailinglisten prüfen
Liste zeigt 0 Teilnehmer	Filter zu eng; Besitzergruppe schränkt Sichtbarkeit ein
Export enthält nur Firmen, keine Personen	Auch Personen als Empfänger anschreiben aktivieren
Export enthält Firma und Person doppelt	Firmenadresse auslassen, falls Personen existiert aktivieren
Weniger Zeilen als erwartet	Teilnehmerliste und Filter erneut prüfen; Export-Zeilenanzahl abgleichen
Annahme „Liste ist eingefroren“	Liste bei jedem Export neu berechnet — Änderungen an Stammdaten wirken sofort
Re-Import schlägt fehl	Spaltennamen aus Export unverändert lassen; als xlsx speichern

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Siehe auch

• Adressimport-Starter-Kit — Round-Trip und Import-Vorlage
• DSGVO-Praxisleitfaden — Auskunftsersuchen und Export-Rechte
• Adresskategorien-Starter-Kit — Filter und Kategorie-Spalten
• Benutzerrechte-Starter-Kit — Mailinglisten und Export-Recht
• Dublettenbereinigung — nach Massenbearbeitung
• Adressdaten importieren — Kurzablauf und Video zum Datenimport