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Adressimport-Starter-Kit: In 5 Schritten von Excel zu sauberen Stammdaten

Sie migrieren Bestandsdaten aus einem Alt-System oder einer Excel-Liste? Dieses Starter-Kit führt Sie in fünf Schritten durch Vorbereitung, Testimport und Nachbereitung — inklusive der Import-Vorlage mit allen importierbaren Feldern.

Vorlage: WICE_ImportExcelTabelle.xlsx — Zeile 1 = technische Spaltennamen (Auto-Erkennung), Zeile 2 = deutsche Erläuterung (vor dem Import löschen).

Stammdaten zuerst: Adresskategorien-Starter-Kit und Benutzerrechte-Starter-Kit.

Der Import in fünf Phasen

Import-Ablauf: vorbereiten, Datei wählen, zuweisen, starten, kontrollieren

Phase Inhalt
0 Brauchen Sie einen Import?
1 Mandant vorbereiten (Kategorien, Rechte)
2 Excel-Vorlage verstehen
3 Testimport
4 Vollimport
5 Nachbereitung (Dubletten, Stichprobe)

Schritt 0: Brauchen Sie überhaupt einen Import?

Situation Empfehlung
Neuer Mandant, weniger als 50 Adressen Manuell anlegen
Migration aus Alt-CRM oder Excel Excel-Import mit Testlauf
Outlook-Kontakte (klein) vCard oder Outlook Synchronizer
Dauerhafter Abgleich aus ERP Wice API

Starter-Kit-Regel: Import ist ein Admin-Werkzeug — Sie benötigen Zugang zu Mehr → Administration.

Schritt 1: In Wice vorbereiten

Vorbereitung Warum
Adresskategorien Kategorie-Spalten in Excel müssen zu Admin-Werten passen; Kategorien können auch per Import angelegt werden
Benutzergruppen und Besitzergruppe Steuert Sichtbarkeit importierter Datensätze
Dubletten-Strategie Entscheidet über Kriterien im Import-Dialog (Schritt 3)

Reihenfolge im Go-Live-Fahrplan: Kategorien → Gruppen → dann Bestandsimport.

Administration: Toolbox mit Datenimport

Navigation: Mehr → Administration → Toolbox → Datenimport

Schritt 2: Die Import-Vorlage verstehen

Aufbau der Excel-Datei

Zeile Inhalt Beim Import
1 Technische Spaltennamen (address_company.name, …) Wice erkennt Felder automatisch
2 Deutsche Erläuterung Löschen — sonst wird sie als Datensatz importiert
3 ff. Ihre Daten Eine Zeile = Organisation + optional Person + optional Notiz

Import-Vorlage: Feldnamen, Erläuterung (löschen), Beispieldaten

Datenmodell

Kombination Minimum
Nur Organisation address_company.name
Organisation + Person Firmenname + Person Vorname oder Nachname
+ Notiz / Wiedervorlage zusätzlich note.text, ggf. note.holdfile_date

Starter-Kit-Regel: Mehrere Ansprechpartner derselben Firma = mehrere Zeilen mit gleichem Firmennamen.

Serienbriefanrede in Excel

Feld Inhalt Beispiel
address_contactperson.salutation Kurzanrede Herr
address_contactperson.serial_salutation Vollständige Briefanrede Sehr geehrter Herr Schmidt

Die Serienbriefanrede wird in Kampagnen direkt übernommen — nicht nur „Herr“ oder „Frau“ importieren.

Excel-Funktion VERKETEN (Spalte AF = Anrede, AI = Nachname, Zielspalte Serienbriefanrede):

=VERKETEN("Sehr geehrter ";AF2;" ";AI2)

Variante mit WENN für Herr/Frau:

=WENN(AF2="Frau";VERKETEN("Sehr geehrte Frau ";AI2);VERKETEN("Sehr geehrter Herr ";AI2))

Spaltenzuordnung: Person Serienbriefanrede

Starter-Kit-Regel: Formel ausfüllen, optional als Werte einfügen vor dem Import. Zeile 1 (address_contactperson.serial_salutation) unverändert lassen.

Schritt 3: Testimport

3.1 Datei hochladen

  1. Mehr → Administration → Toolbox → Datenimport
  2. Bereich Excel → Datei auswählen (nur xlsx, kein xls)
  3. Nach Upload → Weiter…

Excel-Upload und Warteschlange

3.2 Tabelle wählen

Bei Mehrblatt-Dateien die gewünschte Tabelle wählen (mit Zeilenanzahl).

Tabellenauswahl nach Upload

3.3 Spaltenzuordnung prüfen

Mit Vorlage-Zeile 1 sind die Felder vorausgefüllt — z. B. address_company.name → Organisation Name:

Auto-Zuordnung der Spalten

3.4 Optionen und Dubletten

Import-Optionen: Update, Dubletten-Check, Testzeilen

Option Wann aktivieren?
Bestehende Adressen aktualisieren Bereinigte Datei erneut einspielen
Usergruppen unverändert lassen Besitzer bei Update beibehalten
Felder für Dubletten-Check z. B. Organisation Name + PLZ; Person E-Mail
Nur die ersten x Zeilen Immer beim ersten Lauf (10–20 Zeilen)

Empfohlene Dubletten-Kombinationen

Szenario Organisation Person
Erstimport Name E-Mail
Update Name + PLZ E-Mail
Viele gleichnamige Firmen Name + Straße + Ort E-Mail + Nachname

3.5 Import starten und Log prüfen

Der Import läuft asynchron. Status und Log in der Warteschlange prüfen:

Import-Warteschlange mit Status

Import-Log: verarbeitete Zeilen

Stichprobe: 5 Organisationen auf Adresse, Kategorien und Besitzergruppe prüfen.

Schritt 4: Vollimport

Wenn der Testlauf stimmt: Datei erneut hochladen, alle Datensätze wählen, Import starten, Log bis beendet verfolgen.

Schritt 5: Nachbereitung

Aufgabe Anleitung
Dubletten bereinigen Dublettenbereinigung
Sichtbarkeit prüfen Benutzerrechte-Starter-Kit
Export → Bearbeitung → Re-Import Adressdaten exportieren + Vorlage

Starter-Kit-Regel: Import ersetzt keine laufende Datenpflege — monatliche Stichprobe (Dubletten, leere Kategorien) einplanen.

Referenz: importierbare Felder (Auszug)

Vollständige Vorlage: WICE_ImportExcelTabelle.xlsx (59 Spalten).

Präfix Gilt für
address_company.* Organisation
address_contactperson.* Ansprechpartner in derselben Zeile
note.* Notiz / Wiedervorlage
custom.* Benannte Zusatzfelder (custom.Feldname)

Wichtige Personenfelder: salutation, serial_salutation, firstname, name, email, phone, mobile_phone, Kategorien 1–4.

Wichtige Organisationsfelder: name, street, zip_code, town, phone, address_category1–4, line_category1–2.

Häufige Fehler

Symptom Maßnahme
Spalten nicht erkannt Zeile 1 exakt aus Vorlage übernehmen
Erläuterungszeile importiert Zeile 2 löschen
Serienbrief zeigt nur „Herr“ serial_salutation vollständig befüllen (VERKETEN)
Kollegen sehen keine Daten Besitzergruppe / Usergruppen prüfen
xls abgewiesen Als xlsx speichern

Checkliste: Import erfolgreich

  • Kategorien und Benutzergruppen vor Import
  • Vorlage Zeile 2 entfernt
  • Testlauf 10–20 Zeilen — Stichprobe OK
  • Dublettenkriterien dokumentiert
  • Vollimport-Log ohne Fehler
  • Dubletten-Nachbereinigung eingeplant

vCard (Kurz)

Gleicher Menüpfad Toolbox → Datenimport, Bereich vCard statt Excel. Vertiefung: Import Bestandsdaten (Video).

Siehe auch