Adressimport-Starter-Kit: In 5 Schritten von Excel zu sauberen Stammdaten

Sie migrieren Bestandsdaten aus einem Alt-System oder einer Excel-Liste? Dieses Starter-Kit führt Sie in fünf Schritten durch Vorbereitung, Testimport und Nachbereitung — inklusive der Import-Vorlage mit allen importierbaren Feldern.

Vorlage: WICE_ImportExcelTabelle.xlsx — Zeile 1 = technische Spaltennamen (Auto-Erkennung), Zeile 2 = deutsche Erläuterung (vor dem Import löschen).

Stammdaten zuerst: Adresskategorien-Starter-Kit und Benutzerrechte-Starter-Kit.

Voraussetzungen

Voraussetzung	Hinweis
Rolle	Administrator — Mehr → Administration → Toolbox → Datenimport
Stammdaten	Adresskategorien-Starter-Kit und Benutzerrechte-Starter-Kit vor dem Import
Backup (Migration)	Adressdaten exportieren — Sicherheitskopie vor Vollimport in bestehendem Mandanten
Vorlage	WICE_ImportExcelTabelle.xlsx — Zeile 2 (Erläuterung) vor Import löschen

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Der Import in fünf Phasen

Phase	Inhalt
0	Brauchen Sie einen Import?
1	Mandant vorbereiten (Kategorien, Rechte)
2	Excel-Vorlage verstehen
3	Testimport
4	Vollimport
5	Nachbereitung (Dubletten, Stichprobe)

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Schritt 0: Brauchen Sie überhaupt einen Import?

Situation	Empfehlung
Neuer Mandant, weniger als 50 Adressen	Manuell anlegen
Migration aus Alt-CRM oder Excel	Excel-Import mit Testlauf
Outlook-Kontakte (klein)	vCard oder Outlook Synchronizer
Dauerhafter Abgleich aus ERP	Wice API

Starter-Kit-Regel: Import ist ein Admin-Werkzeug — Sie benötigen Zugang zu Mehr → Administration.

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Schritt 1: In Wice vorbereiten

Vorbereitung	Warum
Backup bestehender Wice-Daten	Vor Vollimport: Adressdaten exportieren — Sicherheitskopie bei Migration in bestehenden Mandanten
Adresskategorien	Kategorie-Spalten in Excel müssen zu Admin-Werten passen; Kategorien können auch per Import angelegt werden
Benutzergruppen und Besitzergruppe	Steuert Sichtbarkeit importierter Datensätze
Dubletten-Strategie	Entscheidet über Kriterien im Import-Dialog (Schritt 3)

Reihenfolge im Go-Live-Fahrplan: Kategorien → Gruppen → dann Bestandsimport.

Navigation: Mehr → Administration → Toolbox → Datenimport

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Schritt 2: Die Import-Vorlage verstehen

Aufbau der Excel-Datei

Zeile	Inhalt	Beim Import
1	Technische Spaltennamen (address_company.name, …)	Wice erkennt Felder automatisch
2	Deutsche Erläuterung	Löschen — sonst wird sie als Datensatz importiert
3 ff.	Ihre Daten	Eine Zeile = Organisation + optional Person + optional Notiz

Datenmodell

Kombination	Minimum
Nur Organisation	address_company.name
Organisation + Person	Firmenname + Person Vorname oder Nachname
+ Notiz / Wiedervorlage	zusätzlich note.text, ggf. note.holdfile_date

Starter-Kit-Regel: Mehrere Ansprechpartner derselben Firma = mehrere Zeilen mit gleichem Firmennamen.

Serienbriefanrede in Excel

Feld	Inhalt	Beispiel
address_contactperson.salutation	Kurzanrede	Herr
address_contactperson.serial_salutation	Vollständige Briefanrede	Sehr geehrter Herr Schmidt

Die Serienbriefanrede wird in Kampagnen direkt übernommen — nicht nur „Herr“ oder „Frau“ importieren.

Excel-Funktion VERKETEN (Spalte AF = Anrede, AI = Nachname, Zielspalte Serienbriefanrede):

=VERKETEN("Sehr geehrter ";AF2;" ";AI2)

Variante mit WENN für Herr/Frau:

=WENN(AF2="Frau";VERKETEN("Sehr geehrte Frau ";AI2);VERKETEN("Sehr geehrter Herr ";AI2))

Starter-Kit-Regel: Formel ausfüllen, optional als Werte einfügen vor dem Import. Zeile 1 (address_contactperson.serial_salutation) unverändert lassen.

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Schritt 3: Testimport

3.1 Datei hochladen

1. Mehr → Administration → Toolbox → Datenimport
2. Bereich Excel → Datei auswählen (nur xlsx, kein xls)
3. Nach Upload → Weiter…

3.2 Tabelle wählen

Bei Mehrblatt-Dateien die gewünschte Tabelle wählen (mit Zeilenanzahl).

3.3 Spaltenzuordnung prüfen

Mit Vorlage-Zeile 1 sind die Felder vorausgefüllt — z. B. address_company.name → Organisation Name:

3.4 Optionen und Dubletten

Option	Wann aktivieren?
Bestehende Adressen aktualisieren	Bereinigte Datei erneut einspielen
Usergruppen unverändert lassen	Besitzer bei Update beibehalten
Felder für Dubletten-Check	z. B. Organisation Name + PLZ; Person E-Mail
Nur die ersten x Zeilen	Immer beim ersten Lauf (10–20 Zeilen)

Empfohlene Dubletten-Kombinationen

Szenario	Organisation	Person
Erstimport	Name	E-Mail
Update	Name + PLZ	E-Mail
Viele gleichnamige Firmen	Name + Straße + Ort	E-Mail + Nachname

3.5 Import starten und Log prüfen

Der Import läuft asynchron. Status und Log in der Warteschlange prüfen:

Stichprobe: 5 Organisationen auf Adresse, Kategorien und Besitzergruppe prüfen.

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Schritt 4: Vollimport

Wenn der Testlauf stimmt: Datei erneut hochladen, alle Datensätze wählen, Import starten, Log bis beendet verfolgen.

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Schritt 5: Nachbereitung

Aufgabe	Anleitung
Dubletten bereinigen	Dublettenbereinigung
Sichtbarkeit prüfen	Benutzerrechte-Starter-Kit
Export → Bearbeitung → Re-Import	Adressdaten exportieren + Vorlage

Starter-Kit-Regel: Import ersetzt keine laufende Datenpflege — monatliche Stichprobe (Dubletten, leere Kategorien) einplanen.

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Referenz: importierbare Felder (Auszug)

Vollständige Vorlage: WICE_ImportExcelTabelle.xlsx (59 Spalten).

Präfix	Gilt für
address_company.*	Organisation
address_contactperson.*	Ansprechpartner in derselben Zeile
note.*	Notiz / Wiedervorlage
custom.*	Benannte Zusatzfelder (custom.Feldname)

Wichtige Personenfelder: salutation, serial_salutation, firstname, name, email, phone, mobile_phone, Kategorien 1–4.

Wichtige Organisationsfelder: name, street, zip_code, town, phone, address_category1–4, line_category1–2.

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Häufige Fehler

Symptom	Maßnahme
Spalten werden nicht erkannt	Zeile 1 exakt aus der Import-Vorlage übernehmen
Erläuterungszeile landet als Datensatz	Zeile 2 in Excel löschen
Serienbrief zeigt nur „Herr“ / „Frau“	serial_salutation vollständig befüllen (VERKETEN in Excel)
Kollegen sehen importierte Daten nicht	Besitzergruppe und Usergruppen prüfen — Benutzerrechte-Starter-Kit
Datei wird abgewiesen	Als xlsx speichern (kein älteres xls)

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Checkliste: Import erfolgreich

• Kategorien und Benutzergruppen vor Import
• Vorlage Zeile 2 entfernt
• Testlauf 10–20 Zeilen — Stichprobe OK
• Dublettenkriterien dokumentiert
• Vollimport-Log ohne Fehler
• Dubletten-Nachbereinigung eingeplant

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vCard (Kurz)

Gleicher Menüpfad Toolbox → Datenimport, Bereich vCard statt Excel. Vertiefung: Adressdaten importieren (Video).

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Nächster Schritt: Dublettenbereinigung — nach dem Import doppelte Datensätze zusammenführen

Siehe auch

• Adressdaten importieren — Kurzablauf und Video
• DSGVO-Praxisleitfaden — Einwilligungen beim Bestandsimport
• Adresskategorien-Starter-Kit
• Admin-Checkliste: Go-Live-Fahrplan
• Dublettenbereinigung