Mail-Entscheidungsmatrix: Welchen Weg brauche ich?

Wice CRM bietet vier unabhängige Wege, um E-Mail anzubinden. Sie schließen sich nicht aus — die meisten Mandanten kombinieren mehrere. Diese Seite hilft Ihnen, in wenigen Minuten die richtige Kombination für Ihre Firma zu finden, bevor Sie sich in eine der Detailanleitungen vertiefen.

Die vier Wege auf einen Blick

Weg	Richtung	Wer richtet ein	Wofür	Kosten
Outlook Connector	E-Mail-Eingang (in Wice archivieren)	Endanwender (Add-in ggf. mit IT)	E-Mails aus Outlook als Adressnotiz oder Ticket-Eintrag speichern	Kostenlos
Outlook Synchronizer	Kalender/Kontakte — kein E-Mail	Endanwender oder IT (Enterprise-Variante)	Kontakte und Termine zwischen Wice und Outlook abgleichen	30 Tage kostenlos, danach kostenpflichtige Lizenz
SMTP-Relay	E-Mail-Ausgang, mandantenweit	Administrator	Serienmails, Systembenachrichtigungen, zuverlässige Zustellung	Abhängig vom Mail-Provider
Exchange/Office365 pro Benutzer	E-Mail-Ausgang, persönlich	Administrator (einmalig) + jeder Endanwender (Profil)	Mails aus Wice landen im eigenen Postausgang des Users	Kostenlos

Wichtigste Verwechslung: Der Outlook Synchronizer hat mit E-Mail nichts zu tun — er gleicht ausschließlich Kontakte und Termine ab. Wer E-Mails aus Outlook in Wice speichern will, braucht den Outlook Connector.

Schritt 1: Geht es um Eingang, Ausgang oder Kalender?

Die vier Wege beantworten drei unterschiedliche Fragen. Klären Sie zuerst, welche für Sie zutrifft — meist mehrere:

„Ich will E-Mails aus meinem Mailprogramm in Wice sehen.“ → E-Mail-Eingang. Alle Optionen (Outlook, Office 365, Thunderbird, beliebiges Mailprogramm) stehen auf E-Mail-Integration; für Outlook konkret der Outlook Connector.
„Ich will, dass Wice CRM zuverlässig E-Mails verschickt“ (Serienmail, Systembenachrichtigungen, Ticket-Antworten). → E-Mail-Ausgang, mandantenweit über SMTP-Relay einrichten.
„Meine User sollen aus Wice heraus senden, aber die Mail soll im eigenen Postausgang landen“ (persönlicher Absender, z. B. für Vertriebsmitarbeiter im direkten Kundenkontakt). → E-Mail-Ausgang pro Benutzer über Mailversand über Exchange / Office365.
„Ich will Kontakte und Termine zwischen Wice und Outlook synchron halten“ — mit E-Mail hat das nichts zu tun. → Outlook Synchronizer.

Schritt 2: Entscheidungstabelle

Bedarf	Empfohlener Weg	Anleitung
Systemmails, Serienmail, Benachrichtigungen, zuverlässige Zustellung	SMTP-Relay mandantenweit	SMTP-Relay einrichten
User sendet aus eigenem Office-365-/Exchange-Postausgang	Exchange/O365 pro Benutzerprofil	Mailversand Exchange/Office365
E-Mails aus Outlook in Wice archivieren	E-Mail-Integration → Outlook Connector	E-Mail-Integration, Outlook Connector
E-Mails aus Thunderbird oder einem beliebigen Mailprogramm in Wice archivieren	Thunderbird-Connector bzw. Mail-Weiterleitungsadresse	E-Mail-Integration
Kontakte/Termine mit Outlook abgleichen (kein E-Mail)	Outlook Synchronizer	Outlook Synchronizer

Typische Kombinationen

Die vier Wege sind kein Entweder-Oder. In der Praxis sehen wir vor allem:

SMTP-Relay für alle Systemmails und Serienmails + Outlook Connector, damit jeder Anwender eingehende Kundenmails selbst archiviert. Das ist die häufigste Kombination und für die meisten Mandanten der richtige Einstieg.
Zusätzlich Exchange/O365 pro Benutzer, wenn einzelne Vertriebs- oder Serviceanwender aus Wice heraus senden sollen, aber ihre gesendeten Mails im eigenen persönlichen Postausgang wiederfinden müssen (z. B. für die eigene Nachverfolgung in Outlook).
Outlook Synchronizer unabhängig davon, sobald Kontakte/Termine auch offline oder auf dem Smartphone über Outlook verfügbar sein sollen.

Checkliste vor der Einrichtung

Geklärt: Wer soll E-Mails archivieren (Eingang) — alle Anwender oder nur bestimmte Rollen?
Geklärt: Wer soll aus Wice versenden (Ausgang) — mandantenweit über SMTP-Relay reicht das meistens
Geklärt: Braucht jemand einen persönlichen Postausgang für gesendete Mails (Exchange/O365 pro User)?
Geklärt: Wird Outlook auch für Kalender/Kontakte benötigt, unabhängig von E-Mail?
Entscheidung in der Admin-Checkliste (Phase 1) dokumentiert