Dokumententypen- und Faktura-Starter-Kit: In 5 Schritten zu Angebot und Rechnung

Sie wollen aus dem Vertriebs-Ticket Angebote, Rechnungen, Lieferscheine oder Auftragsbestätigungen als PDF erzeugen — dafür brauchen Sie zuerst einen gepflegten Artikelstamm und passende Dokumententypen in der Administration. Dieses Starter-Kit führt Sie in fünf Schritten von der Stammdaten-Vorbereitung bis zum PDF im Ticket.

Nicht dasselbe wie Kampagnen-Vorlagen: Textvorlagen für gedruckte Dokumente dienen Serienbriefen und Kampagnen (ODT/RTF, Platzhalter für Adressfelder). Dokumententypen steuern Faktura-PDFs aus Opportunities — Layout, Absender, Zahlungsbedingungen und Nummernkreis. Beides getrennt planen.

Prozesse und Rechte: Ticket-Pipeline richten Sie mit dem CRM-Starter-Kit ein; Zugriff und Sichtbarkeit mit dem Benutzerrechte-Starter-Kit.

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Schritt 1: Artikelstamm anlegen

Artikel sind die Bausteine jeder Opportunity: Name, Beschreibung, Preis und Steuer werden beim Anlegen einer Verkaufsposition übernommen und im Ticket bei Bedarf angepasst.

1. Öffnen Sie Mehr → Administration → Artikel.
2. Legen Sie für jedes verkaufbare Produkt oder jede Leistung einen Artikel an.
3. Pflegen Sie mindestens Bezeichnung, VK (ohne Steuer) und Steuer; optional Beschreibung (DE/EN) und Artikelgruppe.

Starter-Kit-Regel: Ohne Artikel gibt es keine sinnvollen Opportunities — legen Sie den Stamm vor dem ersten Angebot an, nicht pro Ticket nach.

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Schritt 2: Unternehmensdaten und Absender prüfen

Faktura-PDFs brauchen einen vollständigen Absender. Daten pflegen Sie an zwei Stellen:

Für Rechnungen und E-Rechnungen müssen mindestens vorliegen: Firmenname, Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Land, Länderkennzeichen, IBAN, BIC sowie USt-ID am Rechnungs-Dokumententyp.

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Schritt 3: Dokumententypen konfigurieren

Unter Mehr → Administration → Dokumententypen legen Sie je Geschäftsvorlage einen Typ an — typischerweise mindestens Angebot und Rechnung, optional Lieferschein, Auftragsbestätigung, Gutschrift.

Spalten in der Übersicht:

Detailmaske — die wichtigsten Bereiche

Global (Liste): Option Hinweise zur Berechnung der Steuer in Ticket-Timeline speichern — nur für Rechnungen relevant.

E-Rechnung: In der Maske erscheint ein Hinweis, wenn Pflichtfelder für eine rechtsgültige E-Rechnung fehlen (Absender vollständig; beim Erzeugen zusätzlich Empfänger und Ansprechpartner-Mitarbeiter).

Starter-Kit-Minimum zum Start:

1. Dokumententyp Angebot mit Kategorie Angebot, Option Ist Angebot aktiv
2. Dokumententyp Rechnung mit Kategorie Rechnung, USt-ID, Zahlungsziel und Zahlungsbedingungen
3. Pro Typ ein testbares Layout — danach Feintuning der Positionierung

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Schritt 4: Im Ticket — Opportunities markieren und PDF erzeugen

Die Erzeugung passiert im Ticket, damit PDF und Kontakthistorie zusammenbleiben.

Opportunity anlegen

1. Ticket der Organisation öffnen.
2. Neue Opportunity → Artikel wählen, Menge und Geplant für pflegen.
3. Optional Position im Dokument (1, 1.1, 2) für Gliederung im PDF.
4. Speichern — erst danach erscheint die Checkbox Angebot (bzw. entsprechende Markierung für andere Dokumenttypen).

PDF erzeugen

1. Gewünschte Zeilen mit Angebot markieren (Summe oberhalb der Liste prüfen).
2. Angebot schreiben… klicken.
3. Dokumententyp wählen, Ansprechpartner, Zusatztitel, Datum prüfen.
4. Zahlungsbedingungen und Lieferbedingungen bei Bedarf anpassen (Vorgaben aus dem Dokumententyp, im Dialog überschreibbar).
5. Druckvorschau deaktivieren, damit das PDF in der Ticket-Timeline landet.
6. PDF erzeugen → Zum Dokument.

Analog: Rechnung, Lieferschein und Auftragsbestätigung — passenden Dokumententyp wählen und die jeweiligen Opportunities markieren.

Auftrag: Erst mit Auftragsdatum an der Opportunity zählt die Position in Auswertungen als Auftrag.

Ausführlicher Ablauf mit weiteren Screenshots: Sales-Ticket Teil 2 — Opportunities und Angebot.

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Schritt 5: E-Rechnung optional vorbereiten

Wenn Sie E-Rechnungen (XRechnung/ZUGFeRD) nutzen:

• Plugin XRechnung installieren (Inhouse: Plugin XRechnung installieren)
• Unternehmensdaten und Rechnungs-Dokumententyp wie in Schritt 2–3 vollständig pflegen
• Empfängeradresse mit getrennten Feldern Straße/Hausnummer, Land und Länderkennzeichen
• Pflichtfeld-Liste und Übergangsfristen: E-Rechnungen mit Wice CRM

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Typische Probleme

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Einordnung in den Go-Live

In der Admin-Checkliste gehört Faktura in Phase 5 (Artikel und Dokumententypen), sobald Angebote oder Rechnungen geplant sind — nach CRM-Starter-Kit, Adresskategorien und Benutzerrechten.

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Siehe auch

• Angebote und Rechnungen erstellen
• Sales-Ticket im Vertrieb
• Textvorlage erstellen — Kampagnen-Vorlagen, nicht Faktura-Dokumententypen
• Benutzerrechte-Starter-Kit
• CRM-Starter-Kit

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