Workflow-Starter-Kit: Erster Vertriebs-Workflow in 6 Schritten
Sie kennen bereits Tickets, Status und Todos — etwa aus dem CRM-Starter-Kit? Dann ist der nächste Schritt: einen Workflow anlegen, der wiederkehrende Vertriebsschritte standardisiert (E-Mail, Wiedervorlage, Status).
Dieses Starter-Kit führt Sie einmal komplett durch — am Beispiel Beispiel GmbH auf der Demo-Instanz, mit einem Lead-Nachfass-Ablauf (Infomail inkl. Statuswechsel → automatische Wiedervorlage). Verzweigungen und komplexere Ketten behandeln wir im Anhang.
Experten-Referenz: Feldliste, DB-Aktionen und Webhooks — Workflow anlegen.
Voraussetzungen
| Voraussetzung | Hinweis |
|---|---|
| Prozess-Basics | CRM-Starter-Kit — Status vs. Todo verstanden |
| Stabile Sales-Pipeline | Ticket-Typ (z. B. Neukundengewinnung) mit 4–8 Status-Meilensteinen — Ticket-Typen gestalten |
| SMTP-Relay | Für E-Mail-Steps — SMTP-Relay einrichten |
| Serienbriefanrede beim Ansprechpartner | Feld serial_salutation — sonst wirkt $serial_salutation$ in Mails leer; siehe Kampagnen-Starter-Kit |
| Admin-Rechte | Mehr → Administration → Workflows |
| Phase im Projekt | Workflows nach Go-live der Ticket-Basis — Admin-Checkliste Phase 2 |
Schritt 0: Brauche ich überhaupt einen Workflow?
| Situation | Empfehlung |
|---|---|
| Jeder Vertriebler handelt Leads individuell ab | Ja — Workflow für Erstmail + Nachfassen |
| Nur einmalige Sonderfälle | Nein — manuell Todos und Status im Ticket |
| Viele gleichartige Web-Leads | Ja — oft mit Web to Lead kombiniert |
| Status-Pipeline steht noch nicht | Zuerst CRM-Starter-Kit, dann Workflow |
Merksatz: Ein Workflow ersetzt weder Ticket-Typ noch Status — er führt durch wiederkehrende Schritte innerhalb eines stabilen Prozesses.
Schritt 1: Minimal-Ablauf skizzieren
Bevor Sie klicken, planen Sie zwei Steps auf Papier — jeder Step kann mehrere Wirkungen kombinieren:
| Step | Trigger | Wirkungen (Beispiel) |
|---|---|---|
| 10 Infomail verschicken | Manuell | E-Mail an den Ansprechpartner und Status „12 Infos verschickt“ |
| 20 Nachfassen | Automatisch, z. B. 3 Tage nach Step 10 | Offene Wiedervorlage in der Ticket-Timeline |
Nummern im Titel (10, 20) halten Sortierung in der Step-Tabelle und im Flowchart übersichtlich.
Schritt 2: Workflow anlegen
Mehr → Administration → Workflows (direkt: /pserv/base/frameset/workflow/mainview).
| Schritt | Aktion |
|---|---|
| 1 | Neuer Workflow |
| 2 | Titel, z. B. SK Lead-Nachfass Beispiel GmbH (Test) bzw. produktiv: Lead-Nachfass Neukunde |
| 3 | Optionen prüfen: Steps überspringbar? Nur Ticket-Verantwortlicher darf ausführen? |
| 4 | Speichern |
Schritt 3: Step 10 — Infomail und Status
Neuer Workflow-Step im angelegten Workflow.
| Feld | Beispielwert |
|---|---|
| Titel | 10 Infomail verschicken |
| Verzweigung | Aus (linearer Folgeschritt) |
| Nächster Step | später Step 20 zuweisen |
| Trigger | Manuell |
E-Mail-Bereich
| Feld | Beispiel |
|---|---|
| Empfänger | $customer_email$ |
| Absender | $employee_email$ |
| Betreff | Ihre Anfrage — Beispiel GmbH |
| Text | Anrede $serial_salutation$, Kurztext, Signatur |
| Regel | Bedeutung |
|---|---|
| Leerer Betreff | Kein Versand — Text kann trotzdem vorbefüllt werden |
| HTML-Format | Checkbox aktivieren, wenn der Text HTML ist |
| Anhänge | Im Ticket vor Versand deaktivierbar |
Speichern — der Step erscheint in der Tabelle und im Flowchart.
DB-Aktion: Status automatisch setzen
Wiedervorlagen, Notizen und Statuswechsel gehören nicht in den E-Mail-Bereich, sondern in DB-Aktionen:
- In der Step-Tabelle Spalte DB-Aktionen das Datenbank-Symbol (fa-database) bei Step 10 anklicken
- Typ: Ticket-Eigenschaften ändern
- Statusänderung: z. B.
12 Infos verschickt(Life-Cycle-Wert des Ticket-Typs) - DB-Aktion speichern (eigener Button — nicht „Speichern“ im Step-Formular)
Mehrere Aktionen pro Step: Step 10 kann E-Mail und Status-DB-Aktion kombinieren. Weitere DB-Aktionen (z. B. Timeline-Notiz) fügen Sie über erneutes Klicken auf das Datenbank-Symbol hinzu.
Schritt 4: Step 20 — automatische Wiedervorlage
Zweiter Step: 20 Nachfassen — Reaktion auf Infomail?
| Feld | Einstellung |
|---|---|
| Nächster Step | --- (Ende — kein Rücksprung zu Step 10) |
| Trigger | Automatisch |
| Tage nach Ausführung | z. B. 1 (Test) bzw. 3 (Produktiv) |
| …von | Step 10 Infomail verschicken |
Danach Step 10 bearbeiten und Nächster Step auf 20 Nachfassen setzen. Der Logik-Check muss fehlerfrei anzeigen — sonst ist der Workflow im Ticket nicht wählbar.
DB-Aktion: Timeline-Eintrag (Wiedervorlage)
- Datenbank-Symbol in der Spalte DB-Aktionen bei Step 20
- Typ: Eintrag in Ticket-Timeline
- Typische Felder:
| Feld | Wert |
|---|---|
| Erledigt | 0 (offen) |
| Text | Lead nachfassen — Reaktion auf Infomail? |
| Todo-Datum | $current_date$+3DAYS (oder festes Datum) |
| Mitarbeiter | $current_users_employee_id$ |
- DB-Aktion speichern (eigener Button — nicht „Speichern“ im Step-Formular)
In der Step-Tabelle erscheint neben Steps mit DB-Aktionen ein Datenbank-Icon in der ersten Spalte — sichtbarer Hinweis, dass der Step mehr als nur E-Mail oder manuelle Ausführung bewirkt.
Schritt 5: Ticket-Typ und Life Cycle prüfen
Unter Administration → Ticket-Typen den passenden Sales-Typ prüfen (z. B. Neukundengewinnung). Status-Änderungs-Steps dürfen nur Werte aus dem Life Cycle dieses Ticket-Typs verwenden.
Sobald der Logik-Check des Workflows fehlerfrei ist, steht er bei Tickets dieses Typs unter Workflow zuweisen zur Verfügung.
Schritt 6: Test an Beispiel GmbH
Test-Organisation: Beispiel GmbH, Ansprechpartner Bernd Beispiel (berndbeispiel@pxdmail.net) — Serienbriefanrede z. B. Sehr geehrter Herr Beispiel.
6.1 Ticket anlegen
| Feld | Wert |
|---|---|
| Organisation | Beispiel GmbH (Autocomplete bestätigen) |
| Ticket-Typ | Sales: Neukundengewinnung |
| Betreff | z. B. Test Workflow Lead-Nachfass — Beispiel GmbH |
| Gesprochen mit | Beispiel Bernd |
Speichern — Sie landen in der Ticket-Detailansicht. Workflow starten beim Anlegen kann auf manchen Instanzen das Speichern blockieren; weisen Sie den Workflow dann nachträglich zu.
6.2 Workflow zuweisen
AKTIONEN → Workflow zuweisen (bei neuem Ticket) bzw. Workflow ändern — Workflow SK Lead-Nachfass Beispiel GmbH und Ansprechpartner Bernd Beispiel wählen, Speichern.
6.3 Step 10 ausführen
Im Workflow-Bereich des Tickets 10 Infomail verschicken anklicken. Die Seite Workflow-Step ausführen zeigt die vorbefüllte E-Mail (Felder wie in Schritt 3 — inklusive $serial_salutation$, sofern Serienbriefanrede gepflegt) — prüfen, dann Ausführen.
6.4 Ergebnis prüfen
Nach Ausführen erwarten Sie:
- Versand-Eintrag in der Timeline
- Status 12 Infos verschickt (DB-Aktion aus Step 10)
- Workflow-Fortschritt auf Step 20 (automatisch, Test: 1 Tag)
- Offene Wiedervorlage nach Ausführung von Step 20
Anhang A: Verzweigung (Vertrieb)
Wenn der Anwender im Ticket entscheiden soll (Interesse ja/nein), aktivieren Sie Dieser Workflow-Step ist eine Verzweigung:
| Element | Beispiel (Demo-Workflow Leadqualifizierung) |
|---|---|
| Auswahl 1 / Auswahl 2 | Texte für die Buttons im Ticket |
| Folge-Steps | unterschiedliche Steps pro Antwort |
Anhang B: Gleiches Muster im Service
Service-Workflows nutzen dieselbe Technik, oft linear ohne Verzweigung:
| Step | Wirkung |
|---|---|
| 10 | Eingangsbestätigung an Kunden |
| 20 | Wiedervorlage „Kunde erneut kontaktieren“ |
| 30 | Status „Lösung mitgeteilt“ |
Siehe Service-Ticket Teil 4 — Abschluss und Workflow.
Anhang C: Blueprint-Übersicht
| Blueprint | Steps | Demo-Vorbild |
|---|---|---|
| Lead-Nachfass (dieses Kit) | 2 | SK Lead-Nachfass Beispiel GmbH |
| Lead-Qualify mit Verzweigung | 4–5 | Leadqualifizierung |
| Mehrstufige Mail-Kette | 5–9 | E-Mail-FollowUp, Neukundenakquise |
| Angebot | 2 | Angebot (Opportunity → Mail) |
| Web-Lead | 2 | Workflow Landing Page |
| Webhook + Mail | 2 | Webhook Beispiel |
Checkliste Go-Live
- Workflow-Name für Anwender verständlich
- Logik-Check fehlerfrei (Step 10 → 20, Step 20 ohne Folgeschritt)
- DB-Aktionen über Spalte DB-Aktionen konfiguriert (Status + Wiedervorlage)
- Serienbriefanrede bei Test-Ansprechpartner gepflegt
- Test-Ticket an Beispiel GmbH durchgespielt
- E-Mail mit Testadresse versendet; Anrede
$serial_salutation$korrekt - Automatischen Step mit kurzer Frist (1 Tag) getestet
- Team kurz geschult: Workflow zuweisen, Step anklicken, Ausführen
Siehe auch
- Workflow anlegen — Experten-Referenz
- CRM-Starter-Kit
- Kampagnen-Starter-Kit — Serienbriefanrede
- Web to Lead
- Tickets und Workflows — Übersicht