CRM-Starter-Kit: In 4 Schritten zum digitalen Prozess

Sie starten mit Wice CRM und möchten Ihre Vertriebs- oder Serviceabläufe strukturiert abbilden? Dieses Starter-Kit führt Sie in vier Schritten durch die Grundlagen — Ticket-Typen, Status-Pipeline, Todos und Kategorien. Der Fokus liegt auf Sales- und Service-Tickets und auf Standards, die Sie sofort umsetzen können.

Praxis vertiefen: Den kompletten Sales-Ablauf von der Ticket-Anlage bis zum Nachfassen finden Sie unter Sales-Ticket im Vertrieb.

Der Nutzen von Tickets: Ihr digitaler Aktenordner

Ein CRM-System ist mehr als eine Adressliste. In Wice CRM arbeiten Sie mit Tickets. Stellen Sie sich ein Ticket wie einen digitalen Aktenordner vor, der alles zu einem Vorgang bündelt:

Die gesamte E-Mail-Korrespondenz
Alle Telefonnotizen und Besuchsberichte
Anstehende Aufgaben (Todos) und Termine
Angebote, Rechnungen und Dokumente

Der Vorteil: Wenn ein Kollege ausfällt oder ein Kunde nach Wochen wieder anruft, weiß das Team sofort Bescheid. Nichts geht in Posteingängen oder auf Zetteln verloren.

Schritt 1: Ticket-Typen — Die DNA Ihrer Prozesse

Viele Einsteiger übersehen die Ticket-Typen — dabei sind sie das wichtigste Steuerungselement. Ein Ticket-Typ definiert, welche Art von Arbeit erledigt wird.

Ticket-Typen: Auswahl des passenden Prozess-Typs

Trennen Sie Ihre Arbeit zunächst in grobe Kategorien:

Sales-Ticket: Alles, was mit Neukundengewinnung und Angeboten zu tun hat.
Service-Ticket: Reklamationen, Supportanfragen oder Wartungsaufträge.

Warum ist das wichtig? Jeder Ticket-Typ hat seinen eigenen Lebenszyklus (Statuswerte). Ein Servicefall hat andere Phasen als ein Vertriebsvorgang. Die Ticket-Typen sorgen dafür, dass Sie nur die Statuswerte sehen, die für diesen Prozess relevant sind.

Ticket-Typen passen Sie in der Administration an — siehe Ticket-Typen anpassen.

Schritt 2: Die Status-Pipeline (Wo stehen wir?)

Anstatt viele verschiedene Statuswerte zu nutzen, starten Sie mit einer schlanken Pipeline.

Prozess in Meilensteine zerlegen

Die Frage „Was soll ich als Status eintragen?“ beantworten Sie mit der Meilenstein-Logik: Ein Status ist kein fließender Prozess, sondern ein erreichtes Ziel.

Ungeeignet: „Telefonieren“ (das ist eine Tätigkeit bzw. ein Todo).
Geeignet: „Qualifiziert“ (das ist ein Zustand bzw. Ergebnis).

Die 3-Sekunden-Regel: Jeder Mitarbeiter muss beim Blick auf ein Ticket in drei Sekunden wissen, in welcher Phase es sich befindet.

Status-Leiste: Der aktuelle Fortschritt auf einen Blick

Phase	Wice-Status (Beispiel)	Bedeutung (Meilenstein)
Qualifizierung	Neu / In Prüfung	Wir wissen, was der Kunde will.
Angebot	Angebot erstellt	Das Angebot liegt beim Kunden.
Verhandlung	Nachfassen	Wir verhandeln über Details.
Abschluss	Gewonnen / Verloren	Der Vorgang ist final beendet.

Tipp: Nutzen Sie das Kanban-Board, um Tickets visuell durch diese Phasen zu schieben.

Kanban-Pipeline: Visuelle Steuerung der Vorgänge

Hinweis: Konkrete Statusbezeichnungen hängen von Ihrem Ticket-Typ ab. Entscheidend ist die Reihenfolge im Prozess, nicht die exakte Nummerierung.

Schritt 3: Status vs. Todo (Was ist als Nächstes zu tun?)

Der häufigste Fehler: Status und Aufgabe verwechseln.

Status (passiv): Der Zustand des Vorgangs (z. B. „Angebot erstellt“). Antwort auf: „Wo stehen wir?“
Todo (aktiv): Die konkrete Handlung einer Person (z. B. „Frau Hauser anrufen“). Antwort auf: „Was ist der nächste Schritt?“

In der Ticket-Timeline sehen Sie beides: die Historie der Statusänderungen und Ihre geplanten Aufgaben.

Timeline: Status-Historie und geplante Todos

Verantwortlichkeit

Ein Ticket muss immer einem Mitarbeiter zugeordnet sein. Ein Ticket ohne Besitzer wird nicht zuverlässig bearbeitet.

Starter-Kit-Regel: Ein aktives Ticket ohne offenes Todo ist ein totes Ticket. Jedes laufende Ticket sollte mindestens eine Wiedervorlage haben. Diese Aufgaben erscheinen morgens im Dashboard — so vergessen Sie kein Nachfassen.

Dashboard: Fällige Aufgaben auf einen Blick

Schritt 4: Kategorien (Was lernen wir daraus?)

Kategorien dienen nicht der täglichen Arbeit, sondern der Auswertung am Monatsende. Sie passen Kategorien frei an Ihr Geschäftsmodell an.

Filter: Gezielte Auswertung über Kategorien

Beispiel-Konfiguration für den Einstieg:

Quelle: Woher kam der Kontakt? (Empfehlung, Website, Messe) — Nutzen: Welches Marketingbudget lohnt sich?
Grund für Verlust: Warum haben wir nicht verkauft? (Preis, Wettbewerb, kein Bedarf) — Nutzen: Wo müssen wir unser Angebot verbessern?

Die Einrichtung erfolgt unter Kategorien anpassen.

Disziplin schlägt Technik

Das beste CRM scheitert an mangelnder Datenpflege. Zwei Gewohnheiten helfen:

Sofort-Prinzip: Notieren Sie Telefonate sofort im Ticket, nicht erst am Abend.
Kein Ticket ohne Termin: Setzen Sie beim Abschluss einer Aufgabe immer das nächste Todo.