Textvorlagen für gedruckte Briefe und Serienbriefe

Sie möchten Serienbriefe, Einladungen oder andere gedruckte Dokumente aus Adressdaten erzeugen? In Wice CRM legen Sie dafür Druckvorlagen im Modul Kampagnen an — als ODT- oder RTF-Datei mit Platzhaltern. Diese Anleitung erklärt die Vorlagen-Typen, die Anlage einer Druckvorlage und den Serienbrief-Ablauf über Adresslisten.

Nicht dasselbe wie Faktura-PDFs: Textvorlagen für gedruckte Dokumente dienen Serienbriefen und Kampagnen (ODT/RTF, Platzhalter für Adressfelder). Dokumententypen steuern Faktura-PDFs aus Opportunities — Layout, Absender, Zahlungsbedingungen und Nummernkreis. Beides getrennt planen — Details im Dokumententypen- und Faktura-Starter-Kit.

Drei Vorlagen-Typen in Wice — kurz erklärt

Admins stoßen an drei Stellen auf „Vorlagen“. Verwechslungen führen zu falschen Erwartungen (z. B. Angebots-Layout in Kampagnen suchen).

Vorlage	Modul	Format	Typischer Output	Wann einsetzen
Druckvorlage (Textvorlage)	Kampagnen → Vorlagen	ODT oder RTF (Upload)	Gedruckter Brief / Serienbrief je Empfänger	Messeeinladung, Akquisebrief, Serienanschreiben
E-Mail-Vorlage	Kampagnen → Vorlagen	Text oder HTML (Editor)	Serienmail an Adressliste	Newsletter, Einladungsmail, Follow-up-Kampagne
Dokumententyp	Administration → Dokumententypen	PDF-Layout im System	Angebot, Rechnung, Lieferschein aus Ticket	Vertrieb/Faktura — siehe Faktura-Starter-Kit

Kampagnen-Navigation: Bereiche mit Vorlagen

Merksatz: Alles unter Kampagnen → Vorlagen richtet sich an Adresslisten (Druck oder E-Mail). Alles unter Dokumententypen richtet sich an Opportunities im Ticket.

Voraussetzungen

Voraussetzung	Hinweis
Admin- oder Kampagnen-Rechte	Vorlagen anlegen und bearbeiten
Adressdaten gepflegt	Organisationen/Personen mit vollständiger Anschrift
Serienbriefanrede befüllt	Feld `serial_salutation` — nicht nur „Herr“/„Frau“; siehe Adressimport-Starter-Kit
ODT/RTF-Datei vorbereitet	In LibreOffice, OpenOffice oder Word. Microsoft Word unterstützt ODT-Dateien (OpenDocument-Text). Sie können sie direkt öffnen, bearbeiten. — Platzhalter siehe unten
Optional: OpenOffice + unoconv (On-Premise)	Für ODT→PDF-Konvertierung und Sammeldruck — OpenOffice und unoconv

In 4 Schritten zum Serienbrief

Schritt 1: ODT- oder RTF-Datei vorbereiten

Erstellen Sie das Layout in Ihrer Textverarbeitung bevor Sie die Vorlage in Wice hochladen.

Format	Platzhalter-Syntax	Empfehlung
ODT (OpenDocument)	`{feld.name}` — geschweifte Klammern	Empfohlen — Typ „Druck (OpenOffice)“
RTF	`[feld.name]` — eckige Klammern	Alternative, wenn kein ODT möglich

Beispiel im ODT-Fließtext:

{address_contactperson.serial_salutation}

wir laden Sie herzlich zu unserer Messe ein.

Mit freundlichen Grüßen
{address_employee.firstname} {address_employee.name}

Custom-Variablen für individuellen Brieftext pro Lauf: [custom.Betreff], [custom.Brieftext:10] (Zeilenanzahl nach Doppelpunkt, Standard: 2). Beim Erzeugen eines Einzel-Dokuments erscheinen dafür Eingabefelder.

Starter-Kit-Regel: Testen Sie Platzhalter mit einer Test-Adresse, bevor Sie hunderte Serienbriefe starten.

Schritt 2: Druckvorlage in Wice anlegen

Öffnen Sie Kampagnen.
Wählen Sie unter Bereiche den Punkt Vorlagen.
Klicken Sie + Neue Vorlage (oder bearbeiten Sie eine bestehende Vorlage).
Tragen Sie Titel und optional Beschreibung ein.
Wählen Sie als Typ Druck (OpenOffice) — für RTF entsprechend den RTF-Typ.
Laden Sie unter Druck-Datei (ODT oder RTF) Ihre Datei hoch (Datei auswählen).
Speichern Sie die Vorlage.

Druckvorlage bearbeiten — Typ und ODT-Datei

Neue Vorlage anlegen

In der Vorlagen-Übersicht erkennen Sie den Unterschied zu E-Mail-Vorlagen an der Spalte Typ:

Vorlagen-Übersicht: Druck vs. E-Mail

Typ in der Liste	Bedeutung
Druck / OpenOffice	Gedruckte Serienbriefe (ODT)
Email / Text oder Email / HTML	Serienmail — Inhalt im Editor, nicht als Upload

Schritt 3: Adressliste vorbereiten

Serienbriefe laufen über dynamische Adresslisten — dieselbe Logik wie beim Adressexport.

Kampagnen → Adresslisten — Liste anlegen oder bestehende wählen.
Filter setzen (Land, Kategorien, Branche, …).
Teilnehmerliste prüfen — nur gewünschte Empfänger.
Achten Sie auf vollständige Serienbriefanrede (serial_salutation) bei Personen.

Export-Hinweis: Beim Excel-Export können Sie einen Defaultwert für SALUTATION setzen — Fallback, wenn keine Serienbriefanrede hinterlegt ist.

Schritt 4: Serienbrief über den Mailing-Prozess starten

Öffnen Sie die Adressliste und starten Sie Mailing (oder navigieren Sie zum Mailing-Prozess der Liste).
Klicken Sie Teilnehmerliste generieren und prüfen Sie die Empfänger.
Bestätigen Sie mit Teilnehmer bestätigen.
Wählen Sie Ihre Druckvorlage (z. B. Standardbrief 1) mit verwenden.
Füllen Sie ggf. Custom-Variablen aus und führen Sie den Prozess fort.

Mailing-Prozess — Druckvorlage auswählen

Abgeschlossene Läufe finden Sie unter Kampagnen → Mailing-Prozesse (Status, Log, letzte Änderung).

Platzhalter-Referenz

Organisation (`address_company`)

Platzhalter	Bedeutung
`[address_company.name]`	Firmenname
`[address_company.phone]`	Telefon
`[address_company.fax]`	Fax
`[address_company.email]`	E-Mail
`[address_company.street]`	Straße
`[address_company.street_number]`	Hausnummer
`[address_company.p_o_box]`	Postfach
`[address_company.zip_code]`	PLZ
`[address_company.town]`	Ort
`[address_company.zip_code_pobox]`	PLZ (Postfach)
`[address_company.town_pobox]`	Ort (Postfach)
`[address_company.country]`	Land
`[address_company.country_symbol]`	Länderkennzeichen

Person (`address_contactperson`)

Platzhalter	Bedeutung
`[address_contactperson.name]`	Nachname
`[address_contactperson.firstname]`	Vorname
`[address_contactperson.position]`	Visitenkarten-Info
`[address_contactperson.title]`	Titel
`[address_contactperson.salutation]`	Anrede (kurz)
`[address_contactperson.serial_salutation]`	Serienbriefanrede (vollständig)
`[address_contactperson.phone]`	Telefon
`[address_contactperson.email]`	E-Mail
`[address_contactperson.fax]`	Fax
`[address_contactperson.mobile_phone]`	Mobiltelefon

Mitarbeiter / Absender (`address_employee`)

Platzhalter	Bedeutung
`[address_employee.name]`	Name
`[address_employee.firstname]`	Vorname
`[address_employee.phone]`	Telefon
`[address_employee.mobile_phone]`	Mobil
`[address_employee.privphone]`	Telefon (privat)
`[address_employee.email]`	E-Mail
`[address_employee.department]`	Abteilung
`[address_employee.position]`	Position
`[address_employee.address_category1]` … `address_category4`	Kategorien

Zusatzfelder

Zusatzfelder am Adressbereich übernehmen Sie mit dem technischen Feldnamen — Sonderzeichen werden zu Unterstrichen. Beispiel: Zusatzfeld „Anzahl Softwarelizenzen“ → [address_company.Anzahl_Softwarelizenzen].

ODT-Syntax: In OpenDocument-Dateien dieselben Feldnamen in geschweiften Klammern setzen, z. B. {address_company.name}.

Typische Fehler

Symptom	Ursache	Lösung
Anrede zeigt nur „Herr“	`serial_salutation` leer	Vollständige Serienbriefanrede pflegen oder importieren (Adressimport-Starter-Kit)
Platzhalter bleiben leer	Falsche Klammern (ODT vs. RTF)	ODT: `{feld}` — RTF: `[feld]`
Falsche Vorlage im Mailing	E-Mail-Vorlage statt Druck	Typ Druck / OpenOffice wählen
Angebot/Rechnung gesucht unter Kampagnen	Verwechslung mit Dokumententyp	Dokumententypen- und Faktura-Starter-Kit
PDF-Konvertierung scheitert (On-Premise)	OpenOffice/unoconv fehlt	OpenOffice und unoconv

Checkliste

Unterschied Druckvorlage / E-Mail-Vorlage / Dokumententyp verstanden
ODT mit korrekten Platzhaltern erstellt und getestet
Vorlage unter Kampagnen → Vorlagen als Druck (OpenOffice) angelegt
Adressliste mit passenden Filtern und geprüfter Teilnehmerliste
Serienbriefanrede bei Personen vollständig
Testlauf mit wenigen Empfängern vor dem Massenversand

Siehe auch

Dokumententypen- und Faktura-Starter-Kit — PDF aus Opportunities, nicht Serienbrief
Adressdaten exportieren — Adresslisten und Excel-Round-Trip
Adressimport-Starter-Kit — Serienbriefanrede beim Import
E-Mail-Marketing mit CleverReach — externe Kampagnen
OpenOffice und unoconv — ODT-Konvertierung On-Premise