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Unternehmensdaten pflegen

Die Unternehmensdaten sind die zentrale Stammdaten-Maske Ihres Wice-CRM-Mandanten. Hier hinterlegen Sie Firmenname, Anschrift, Bankverbindung und die Unternehmensfarbe — dieselben Angaben, die später auf Angeboten, Rechnungen und E-Rechnungen als Absender erscheinen.

Admin-Phase 1: Pflegen Sie die Unternehmensdaten vor dem ersten PDF-Versand und vor der Mail-Einrichtung. Unvollständige Stammdaten führen zu fehlerhaften Dokumenten oder abgelehnten E-Rechnungen.

  1. Öffnen Sie Mehr → Administration.
  2. Klicken Sie unter dem Zahnrad-Symbol auf Unternehmensdaten.

Administration mit Link Unternehmensdaten

Sie benötigen Admin-Rechte. Ohne Zugriff wenden Sie sich an einen Administrator mit entsprechender Benutzergruppe.

Was Sie in der Übersicht sehen

Die Detailansicht zeigt die gepflegten Stammdaten auf einen Blick — ohne Bearbeitungsfelder. Rechts oben öffnen Sie den Bearbeitungsmodus über das Stift-Symbol.

Unternehmensdaten — Übersicht

Feld Bedeutung
Unternehmen Offizieller Firmenname — erscheint als Absender auf Dokumenten und in Systemtexten.
Unternehmensfarbe Hex-Farbcode für die orangefarbene Kopfleiste und Akzente in der Oberfläche.
Anschrift Vollständige Geschäftsadresse (Straße, PLZ, Ort, Land) — Pflichtangabe auf Rechnungen.
IBAN / BIC Bankverbindung für Zahlungshinweise auf Faktura-PDFs.
SEPA-Gläubiger-ID Nur relevant, wenn Sie SEPA-Lastschriften nutzen.

Bearbeiten — Schritt für Schritt

  1. In der Übersicht auf das Stift-Symbol klicken.
  2. Felder prüfen oder anpassen.
  3. Speichern — Abbruch verwirft ungespeicherte Änderungen.

Bearbeitungsmodus — Firmenname, Farbe und Adresse

Firmenname und Unternehmensfarbe

Feld Hinweis
Unternehmen Rechtlicher oder handelsüblicher Name Ihrer Firma.
Unternehmensfarbe Hex-Code (z. B. #ff9007). Steuert die Markenfarbe in der Wice-Oberfläche.

Detail: Unternehmensfarbe

Weitere Hinweise zur Farbanpassung: Farben anpassen.

Anschrift

Standardmäßig pflegen Sie die Adresse als eine Zeile (Suchfeld mit Vorschlag). Für E-Rechnungen und saubere Dokumentenabsender empfehlen wir die einzelnen Adressfelder:

  1. Auf Einzelne Adressfelder selbst ausfüllen klicken.
  2. Straße und Hausnummer getrennt eintragen.
  3. PLZ, Ort, Bundesland, Land und Länderkennzeichen (z. B. Deutschland / DE) vollständig pflegen.

Detail: einzelne Adressfelder

E-Rechnung: Fehlende Trennung von Straße und Hausnummer oder ein leeres Länderkennzeichen verhindern die Erzeugung einer gültigen E-Rechnung.

Bankverbindung

Feld Bedeutung
IBAN Internationale Kontonummer auf Rechnungen und in Zahlungsbedingungen.
BIC Bankleitzahl der kontoführenden Bank.
SEPA-Gläubiger-ID Pflicht bei SEPA-Lastschrift-Einzügen; sonst leer lassen.

Detail: IBAN, BIC und SEPA-Gläubiger-ID

Bezug zu Faktura, Dokumententypen und E-Rechnung

Faktura-PDFs ziehen Absenderdaten aus zwei Quellen:

Quelle Inhalt
Unternehmensdaten (diese Seite) Standard-Stammdaten des Mandanten
Dokumententyp → Absender Kann die Unternehmensdaten übernehmen oder pro Dokumententyp abweichen (z. B. andere USt-ID für Auslandsgesellschaft)

Dokumententyp Rechnung — Absender mit IBAN und USt-ID

Für Rechnungen und E-Rechnungen prüfen Sie deshalb beide Stellen:

  • Unter Unternehmensdaten: Adresse und Bank vollständig.
  • Unter Dokumententypen → Rechnung → Absender: mindestens USt-ID gesetzt; Firmenname und Adresse konsistent zur Unternehmensmaske.

Vertiefung: Dokumententypen- und Faktura-Starter-Kit und E-Rechnungen mit Wice CRM.

Checkliste vor Go-Live

☐ Prüfpunkt
☐ Firmenname und vollständige Anschrift (Straße/Hnr. getrennt, Land + Länderkennzeichen)
☐ IBAN und BIC für Rechnungs-PDFs
☐ USt-ID am Rechnungs-Dokumententyp (Absender-Bereich)
☐ Unternehmensfarbe gesetzt (optional, für Markenauftritt)
☐ Test-PDF aus einem Ticket erzeugt — Absenderblock visuell geprüft

Wenn etwas nicht klappt

Problem Lösung
Menüpunkt Unternehmensdaten fehlt Admin-Rechte prüfen — Benutzerrechte-Starter-Kit.
E-Rechnung bricht mit Adressfehler ab Einzelne Adressfelder nutzen; Land und Länderkennzeichen am Empfänger und Absender prüfen.
Absender auf PDF stimmt nicht Dokumententyp → Absender mit Unternehmensdaten abgleichen.
Farbe ändert sich nicht Speichern nicht vergessen; Browser-Cache leeren.

Siehe auch